Upravljanje dokumentima: DMS (ni)je samo arhiva

Godinama slušamo priče o kancelariji bez papira. Kada je prvi računar našao svoju primenu u poslovnom okruženju, moglo se čuti da je papiru odzvonilo. Nekoliko desetina godina kasnije čini se da papira nikad više, a šuma, nažalost, nikad manje. Kako pomiriti papir i digitalizaciju?

Digitalno poslovanje počnite danas, a postojeće papirno arhivirajte. Zvuči jednostavno, zar ne? Da li je baš tako i kakva je razlika između tekućeg poslovanja i arhive? Hajde da počnemo od početka.

Čemu (beše) služi DMS?

DMS (Document Management System) je sistem koji upravlja dokumentima, prati njihov tok, čuva ih i arhivira. Često postoji i mogućnost čuvanja više verzija istog dokumenta, uz opciju praćenja svih izmena dokumenta tokom vremena. Dakle, sistem za upravljanje dokumentima predstavlja formalizovan način organizovanja i čuvanja kompanijskih dokumenata i drugog sadržaja koji je u vezi s kompanijskim poslovnim procesima. To uključuje strategije, metode i alate koji prate ceo životni ciklus dokumenta.

DMS je sistem za upravljanje dokumentima (ili sadržajem u širem smislu), pretragu, kolaboraciju (zajednički rad na dokumentima), upravljanje digitalnim sadržajem, upravljanje procesima (odobravanje, potpisivanje, prosleđivanje…) i digitalizaciju kompanijskih informacija. Poenta je da upravljanje dokumentima jeste proces koji se odvija na dnevnom nivou kroz rutiranje dokumenata kroz poslovne procese.

DMS omogućava kompanijama da kontrolišu tok informacija. Cilj DMS‑a nije da čuva i skladišti sve. Cilj je staviti ključne poslovne informacije u centralizovan sistem upravljanja.

Implementacija i prednosti DMS‑a

U mnogim kompanijama, znanje i informacije smešteni su na mnogo različitih lokacija – pre svega u glavama ljudi, e‑mail porukama, deljenim folderima na serveru, Excel fajlovima, poslovnim aplikacijama… Problem sa ovakvom organizacijom dokumenata jeste to što se informacije dupliraju, nemaju konzistentnost niti jedinstvenost.

Softverski sistem za upravljanje dokumentima trebalo bi da omogući brzu pretragu dokumenata koji su smešteni u sistem jednostavnim unosom željenih ključnih reči (slično kao Google pretraga), zatim da isprati tok i kretanje dokumenta od korisnika do korisnika, automatizaciju procesa odobravanja dokumenata, sledljivost i praćenje aktivnosti na dokumentima, izmene i verzije dokumenata, zajednički rad na dokumentima te automatski generisane podsetnike korisnicima za neke neodrađene zadatke.

Sistem uključuje unapred definisane ulazne dokumente, načine njihove obrade i rezultujuće izlazne dokumente. Ako ovo ne postoji, problemi pri implementaciji sigurno će se pojaviti. To je razlog zašto DMS implementacija nije jednostavna. DMS se često meša s pojmom digitalne arhive dokumenata. A po svojoj nameni nisu ni slični.

Šta je arhiva?

Arhiva je „mesto na kome kompanijsko znanje odlazi da umre“, rekao je neko. Za razliku od sistema za upravljanje dokumentima, arhiva je sistem u kome kompanije čuvaju dokumente iz prošlosti. Arhiva je, dakle završeno stanje.

Rokovi za čuvanje poslovne dokumentacije zavise od konkretne vrste dokumenta: finansijski izveštaji i izveštaji o izvršenoj reviziji čuvaju se dvadeset godina, godišnji izveštaj o poslovanju čuva se deset godina od poslednjeg dana poslovne godine za koju je sastavljen, dnevnik i glavna knjiga čuvaju se deset godina, pomoćne knjige čuvaju se pet godina.

Arhiva može biti digitalna i analogna, odnosno fizička arhiva. Digitalna arhiva potpuno je drugačija od tradicionalne fizičke arhive. Fizička arhiva podrazumeva očuvanje fizičkih objekata (artefakata, uzoraka, papira, fotografija) koji sadrže informacije. Muzej je primer fizičke arhive. „Podrum“ u kome čuvate poslovnu dokumentaciju takođe. Drugim rečima, arhiva je mesto koje podrazumeva čuvanje, organizaciju i održavanje dokumenata i materijala koji imaju istorijsku vrednost ili moraju da se čuvaju zbog regulative.

Digitalna arhiva teži da očuva informacije u digitalnom formatu, nezavisno od medijuma na kom je ta informacija pohranjena. Digitalne informacije ili materijali iznenađujuće su krhki. Njihova održivost zavisi od tehnologija koje su često podložne promenama. Tehnološke promene čine većinu digitalnog materijala podložnim nečitljivosti u vrlo kratkom vremenu. Setite se samo CD‑ova i disketa – na kom uređaju ih danas možete uopšte pročitati? Većina novih laptopova i nema CD ili DVD čitač. Digitalna arhiva treba da uzme u obzir ove tehnološke promene. Dakle, imamo dva ključna razloga zbog kojih je digitalna arhiva problematična. Prvi razlog je tehnološka zastarelost softvera i formata fajlova koji se vrlo brzo menjaju i zamenjuju novim.

Kada nove tehnologije postanu dominantne, postaje veoma teško koristiti bilo koji digitalni format starijeg datuma.

Glavni cilj digitalne arhive zapravo je obezbeđivanje dugoročnog očuvanja informacija nezavisno od formata i medija kako bi bile dostupne potrebama budućih korisnika. Dakle, očuvanje digitalnih podataka.

Izazovi digitalizacije arhive

Velika je pomama za digitalizacijom fizičke arhive. Digitalna arhiva ne zahteva fizički prostor, ne zahteva novu zgradu; digitalni resursi su potencijalno dostupni putem Interneta bilo kada s bilo kog mesta. Digitalna arhiva se lakše pretražuje i omogućava, u teoriji, višestruki pristup istom dokumentu, a (opet u teoriji) omogućava praćenje pristupu dokumentima. S druge strane, to podrazumeva implementaciju arhivskih procedura, standarda i softvera koji ovo omogućava, a to nije jednostavno. Naprosto je u pitanju ogromna količina sadržaja.

Razvojem informacionih tehnologija i s ogromnom količinom digitalnog sadržaja i skeniranja papirnih dokumenata, postavlja se opravdano pitanje kako sve to arhivirati? I da li je potrebno sve to arhivirati? Kako proceniti koji sadržaj ima smisla dugotrajno čuvati a koji ne? I pritom, ne računamo ono što je zakonski obavezno.

Digitalna arhiva može biti sofisticiran, višeslojni skladišni sistem ili jednostavno folder na nečijem računaru. Dva najveća izazova su digitalno kreirani dokumenti kroz celu organizaciju i digitalizacija postojećih dokumenata. I jedan i drugi problem nisu mali zalogaj.

Od papira do…

Papirni dokumenti su i dalje u velikoj meri prisutni. Bez obzira na razvoj informaciono‑komunikacionih tehnologija, dobar deo dokumentacije i dalje je papirni. Zbog velikog obima, papirna dokumentacija se negde mora smestiti i ponekad se njoj mora pristupiti. Skeniranje i optičko prepoznavanje karaktera tehnologije pomažu, ali ne rešavaju trajno problem digitalizacije papirnih dokumenata. Skenirati, klasifikovati, skladištiti i obraditi veliku količinu papirne dokumentacije zahtevaju ozbiljan rad.

Čak iako to neko radi uslužno za vas, postavlja se pitanje kako će neko ko nema pojma o vašem poslovanju klasifikovati dokumente. Automatika za to još uvek ne postoji.

Samo par primera kao ilustracija ovog problema: izvaditi svaki papir iz registratora, rasheftati, složiti i jedan po jedan skenirati, smestiti, OCR‑ovati i klasifikovati. To deluje jednostavno, ali u realnosti svaki ovaj korak zahteva neko vreme. Za prosečan registrator koji, recimo, sadrži oko 200 listova (različitog formata i debljine papira), ako računamo da je potrebno samo minut (a to je poprilično optimistično) za skeniranje, to je 200 minuta po registratoru. Ako imate, a imate, bar 12 registratora samo za izlazne fakture (jedan registrator mesečno), to je 40 sati (jedna cela radna nedelja) samo za izlazne fakture. Digitalizovanje papirne arhivu predstavlja ozbiljan posao.

Bitno je razumeti razlike?

Važno je razumeti da razlike između DMS‑a i elektronske arhive nisu kozmetičke, već suštinske. Razumevanje ovih razlika pomaže da se adekvatno uspostavi strategija digitalizacije poslovnih procesa. Pojedinci i kompanije često pogrešno razumeju i sistem za upravljanje dokumentima i digitalnu arhivu. Još češće ih koriste za istu stvar, a to je kancelarija bez papira. To jednostavno može, ali ne mora da ima isto značenje.

Zamislite samo organizaciju koja posluje od vremena kada računari nisu bili toliko popularni. Većina ili sva njena dokumentacija je u papirnom obliku. Koliko vremena je potrebno da takva organizacija digitalizuje sve svoje papirne dokumente? Koliko vremena je potrebno da ih skenira, klasifikuje, opiše i OCR‑uje? Da li se dokument od pre 30 godina može skenirati u takvom kvalitetu da OCR softver prepozna šta na njemu piše? I ne moramo ići tako daleko u prošlost: pogledajte samo fiskalne račune. Posle par meseci ostane samo žuti papirić.

Koliko dokumenata bilo koje vrste nastane u toku jednog meseca u nekoj kompaniji? Koliko dugo kompanija postoji? Koliko često se vrše izmene dokumenata? Koliko kvadratnih metara kancelarijskog prostora zauzima arhiva? Koliko vremena treba da se sve to „digitalizuje“? Može li to neko da uradi za nas? Koliko će moja organizacija potrošiti vremena da „pomogne“ kompaniji kojoj smo poverili digitalizaciju da klasifikuje sva dokumenta? Kako odrediti šta ima smisla dugoročno čuvati? Kako postojeći sistem upravljanja dokumentima, ako takav postoji, upariti s digitalnom arhivom? Ovo su samo neka od pitanja kada govorimo o DMS‑u.

Realnost je jedno, a želje su drugo. Svaka organizacija mora za sebe da promisli i odluči o ovim i sličnim pitanjima. Inače, trošak će biti veći od koristi koju bi digitalizacija dokumenata, arhive i upravljanju tekućim poslovima trebalo da donese.

Izvorno objavljeno u PC Press #272