UniDocs – Jedinstvo dokumenata, poslovnih procesa i podataka

Imao sam priliku da se detaljno upoznam sa domaćim softverskim rešenjem namenjenim upravljanju dokumentima (document management) i poslovnim procesima (workflow management), programskim sistemom UniDocs, proizvod kompanije OSA Računarski inženjering doo. Uz podršku stručnjaka proizvođača, uspeo sam da zavirim i „pod haubu“ samog sistema, upoznam se sa arhitekturom softvera, kao i njegovim razvojnim okruženjem. Uvid u informacioni sistem proizvođača, koji je u potpunosti zasnovan na UniDocs familiji, upotpunio je sliku o mogućnostima i efikasnosti sistema u stvarnom svakodnevnom radu.

UniDocs je namenjen najširem krugu profesionalnih korisnika, a može biti primenjen za upravljanje poslovno-dokumentacionim procesima svih vrsta. Podržava rad sa svim vrstama dokumenata, bez obzira na njihov sadržaj, format i namenu, pa verujem da će ovaj kratak prikaz pomoći svima koje ovakvi sistemi zanimaju, a posebno onima koji za sebe traže odgovarajuće rešenje.

Serverske komponente

UniDocs podržava Microsoft SQL Server i Oracle, a proizvođač uvek podržava poslednju i pretposlednju verziju navedenih alata za upravljanje bazama podataka. U ovom slučaju sve varijante Microsoft SQL Server 2008 i 2012 i Oracle 10g i 11g. Prilikom instalacije UniDocs u okuženju prethodno instaliranog DBMS, automatski se formira baza podataka, koja je odmah nakon završetka instalacione procedure potpuno konfigurisana i spremna za rad.

UniDocs ima svoj aplikativni server koji obezbeđuje bezbedan pristup dokumentima, a činjenica da podržava rad u klaster režimu, te da je opremljen sistemom za optimizaciju opterećenja (“load balance”) garantuje brz odziv i veoma visok nivo pouzdanosti, bez obzira na broj konkurentnih korisnika koji rade na sistemu. Aplikativni server je veoma efikasan i uspešno radi na prilično skromnim hardverskim resursima.

Svi podaci o dokumentima, kao i implementacioni parametri sistema čuvaju se u relacionoj bazi podataka UniDocs sistema, dok su datoteke dokumenata sigurno smešteni na storidž-u ili file serveru i dostupne samo preko UniDocs aplikativnog servera, registrovanim i uredno prijavljenim korisnicima.

Serverske komponente podržavaju virtuelizovanu serversku platformu, a proizvođač najavljuje i podršku i mogućnost korišćenja sistema kroz oblak (cloud).

Klijentski moduli

Programski sistem UniDocs u svom sastavu ima i grupu klijentskih modula namenjenih korisnicima, administratorima i implementatorima sistema za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima UniDocs.

Korisnicima je na raspolaganju opšti korisnički modul pod nazivom UniDocs Client, koji obezbeđuje sve funkcije za rad sa dokumentima, kao i funkcije za razmenu dokumenata u skladu sa tokom poslovnog procesa.

Slika 1 – Pretraga dokumenata

Svaka od ugrađenih funkcionalnosti je kontrolisana ovlašćenjima koja se definišu za svakog od korisnika i svaku od implementiranih vrsta dokumenata. Korisnici sa odgovarajućim dozvolama mogu pristupiti i funkcijama za nadgledanje rada grupe ili svih korisnika, kao i fleksibilnom i moćnom generatoru izveštaja.

Moderan i prilagodljiv korisnički interfejs sa mogućnostima filtriranja, sortiranja, koji korisnika dovoljno intuitivno vodi kroz funkcionalnosti Client-a, uz rekao bih veoma pristojno on-line uputstvo, obezbeđuje brzo usvajanje i prihvatanja od strane novih korisnika, posebno onih koji već poznaju Windows, Office, Acrobat, AutoCAD i slično. Činjenica da je čitav korisnički interfejs i uputstvo na srpskom, koji je i osnovni jezik sistema, dodatno olakšava i ubrzava obuku i uvođenje sistema u svakodnevno korišćenje.

Ukupna funkcionalnost UniDocs Client upotpunjena je dodatnim, opcionim modulima za integraciju sa mail klijentom (MS Outlook), importerom dokumenata sa mrežnih i lokalnih skenera, posebnom podrškom za Microsoft Office alate (Word i Excel), podrškom za AutoCAD i Autodesk Inventor, OCR modulom, kao i modulom za prikaz i komentarisanje sadržaja rasterskih dokumenata.

Integrisan sistem za elektronsko potpisivanje dokumenata bilo kog formata zapisa, usklađen sa zakonskom regulativom i međunarodnim preporukama, UniDocs dodatno kvalifikuje za primenu u organizacijama u kojima je bezbednost dokumenata i sledljivost procesa zahtev visokog prioriteta.

Posebno je zanimljiva činjenica da je proizvođač nedavno promovisao i dve nove podverzije korisničkih klijentskih modula sa nešto suženim funkcionalstima, ali i znatno nižim cenama.

Modul CLite ne omogućava kreiranje novih dokumenata, kao ni izmenu njihovog sadržaja, ali obezbeđuje mogućnost izmene metapodataka, što uključuje i overavanje dokumenata što ga čini izuzetno pogodnim za korišćenje na radnim mestima koja u okviru poslovnih procesa dokumente pregledaju, verifikuju i overavaju, a znatno niža cena u potpunosti opravdava njihovo korišćenje.

Slika 2

Pored CLite, proizvođač je obezbedio i potpuno besplatan klijentski modul UniDocs View koji obezbeđuje kompletnu funkcionalnost pretraživanja i pregleda dokumenata i pridruženih metapodataka. Ovaj modul gotovo savršeno odgovara svim radnim mestima koje dokumentaciju u svakodnevnom radu koriste, ali ne učestvuju u njenom kreiranju i menjanju, kao što su radna mesta koja pristupaju i koriste određenu tehničku, tehnološku dokumentaciju, i/ili procedure sistema kvaliteta i druge radne procedure i uputstva, obaveštenja i slično.

Pravilnim izborom broja licenci navedenih klijentskih modula može se znatno smanjiti potrebno ulaganje pri uvođenju sistema, a činjenica da svi klijetnski moduli programskog sistema podržavaju takozvanu plivajuću licencu znači da broj licenci u sistemu treba dimenzionisati prema broju korisnika koji će sistemu pristupati istovremeno, što je uvek znatno manji broj od ukupnog broja.

Svi klijentski moduli su dostupni u Windows desktop i Web varijanti, koje imaju gotovo identičan izgled i funkcionalnost. Činjenica da proizvođač obe verzije stavlja na raspolaganje u okviru jedinstvene licence dodatno olakšava početno konfigurisanje sistema i smanjuje ukupnu cenu investicije, a korisniku obezbeđuje slobodan izbor koju će od varijanti klijentskih modula koristiti na različitim radnim mestima.

Slika 3 – UniDocs Web i Desktop Client modul

Pored klijentskih modula za svakodnevni rad u okviru različitih poslovnih procesa, UniDocs nudi i modul Archive, koji je namenjen upravljanju arhivom dokumentacije, što uključuje i dodatno opisivanje i katalogizaciju arhiviranih dokumenata, njihovo kontrolisano izlučivanje u skladu sa zakonskim periodima čuvanja, kao i pravilnicima svakog preduzeća ili organizacije. Sve specifičnosti vezane za pravila čuvanja i izlučivanja dokumentacije se veoma jednostavno prilagođavaju konkretnim pravilnicima, prostom promenom parametara koji definišu periode čuvanja prema listi registraturskog materijala za svaku od vrsta dokumenata definisanih u sistemu.

Implementacija i prilagođavanje sistema

Posebnu pažnju i objašnjenje zahteva modul za implementaciju sistema, UniDocs MetaDesigner. On obezbeđuje jedinstvenu mogućnost da se opšti platformski alat za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima, kakav je UniDocs, bez programiranja, posebnih programerskih i informatičkih veština prilagodi potrebama poslovnog sistema konkretnog preduzeća ili organizacije. MetaDesigner obezbeđuje intuitivni, grafički korisnički interfejs za parametrizaciju i prilagođavanje sistema, odnosno definisanje svih pravila, ograničenja i načina rada, čime se opšti platformski softver brzo i efikasno pretvara u sistem potpuno prilagođen potrebama konkretnog preduzeća. MetaDesigner-om se definišu vrste dokumenata, svakoj od njih se pridružuje skup metapodataka (atributa), definiše format zapisa, šabloni i programi za kreiranje i pregled dokumenata.

Definisanjem korisnika, grupa i dozvola koje oni imaju nad prethodno definisanim vrstama dokumenata obezbeđuje se bezbednost dokumenata i podataka, a korisnicima se na raspolaganje stavljaju samo oni dokumenti i mogućnosti rada sa njima koji odgovaraju stvarnim ovlašćenjima i nadležnostima svakog od zaposlenih koji pristupaju sistemu. Nasleđivanje prava korisnika sa grupe dodatno olakšava i ubrzava prilagođavanje sistema.

Poslovni procesi se implementiraju definisanjem tokova dokumenata, kao i fascikli u koje se oni tokom obavljanja poslovnog procesa grupišu.

Podešavanjem navedenih i ostalih parametara podržanih modulom UniDocs MetaDesigner, analitičar poslovnih procesa, potpuno samostalno i bez pomoći programera i IT stručnjaka može implementirati sve poslovno-dokumentacione procese i samostalno raditi na stalnom poboljšanju njihove efikasnosti. Analitičarima je na raspolaganju i grafički dizajner poslovnih procesa UniDocs Visual Workflow Designer, koji omogućuje formiranje dijagrama u Business Process Modeling notaciji (BPMN), kojima se poslovno-dokumentacioni procesi opisuju pre same implementacije.

Moćno razvojno okruženje

Onima koji žele da idu korak dalje i UniDocs platformu iskoriste za razvoj sopstvenih aplikativnih rešenja i/ili integraciju upravljanja dokumentima i poslovnim procesima sa drugim informacionim podsistemima (ERP, CRM, CAD, GIS, itd.), na raspolaganju je bogato razvojno okruženje (Application Programming Interface – API), koje se sastoji iz niza programskih komponenti za pregled sadržaja dokumenata, pregled i izmene metapodataka, rad sa fasciklama, oglasnim tablama, uvoz dokumenata, upravljanje tokom i slično. Dovoljno je da programer iskoristi gotovu komponentu, a ona će obaviti sve ostalo i obezbediti besprekornu automatsku koordinaciju sa svim serverskim komponentama i po potrebi inicirati korisnički interfejs identičan sa onim u okviru UniDocs Client-a.

XML format za opisivanje dokumenata, sposoban da prihvati sve podatke o dokumentu, same datoteke dokumenata, kao i elektronski potpis – XDDL, kao i servis za uvoz i izvoz dokumenata iz sistema, razvojnim inženjerima daje dodatne mogućnosti za integraciju i razvoj posebnih rešenja.

Brzo i lako uvođenje gotovih rešenja

Da bi još više ubrzao i olakšao uvođenje sistema u poslovne procese preduzeća, proizvođač je ove zime na tržište lansirao familiju vertikalnih rešenja razvijenih u okruženju UniDocs platforme pod jedinstvenim nazivom UniDocs Business Box, u koja je ugradio svoja iskustva u automatizaciji pojedinih karakterističnih grupa poslovnih procesa koji se izvode u gotovo svim preduzećima i organizacijama.

Od preko deset vertikalnih rešenja, posebno izdvajam ona koja obezbeđuju upravljanje ulaznim i izlaznim računima i magacinskim dokumentima. Ona se brzo i lako mogu integrisati sa većinom ERP sistema koja se u Srbiji i okruženju koriste. Navedena vertikalna rešenja se sastoje od skupa gotovih poslovnih objekata, unapred definisanih vrsta dokumenata, fascikli i pravila za rad sa njima. Gledajući ova rešenja, koja obezbeđuju da dokumenti prođu kompletan proces od njihovog nastanka, preko dorade, verifikacije, overe, pa sve do njihovog beleženja u ERP bazi i završne računovodstvene obrade, potpuno shvatamo razlog zbog koga proizvođač insistira na činjenici da UniDocs nije samo programski sistem za upravljanje dokumentima, već i za automatizaciju i upravljanje poslovnim procesima.

Slika 4 – UniDocs fascikla

Takođe je zanimljivo spomenuti i UniDocs QMS (Quality management system) i ISMS (Information security management system), namenjene upravljanju dokumentima sistema kvaliteta (ISO 9000) i sistema bezbednosti informacija (ISO 27000). Ova rešenja u potpunosti rešavaju podršku uvođenju i održavanju sistema, formiranju i upravljanju revizijama, distribuciji dokumentacije, uz potpunu sledljivost, sve to bez upotrebe papirnih kopija, jer svi originali ostaju u elektronskom obliku.

Primenjivost, usklađenost i podrška

Ono što se meni posebno svidelo je činjenica da UniDocs u potpunosti  zadovoljava zahteve standarda kao što su ISO 9000, ISO 14000, ISO 18000 ili ISO 27000 serije u pogledu toga da dokumenti i zapisi „moraju ostati čitljivi, laki za identifikovanje i pretraživanje“, a mere „potrebne za identifikaciju, skladištenje, zaštitu, pretraživanje, vreme čuvanja … moraju biti dokumentovane i implementirane“. Radeći kao konsultant u preduzeću OSA Računarski inženjering, koja je proizvođač ovog potpunog rešenja, bilo je zaista lako i jednostavno da se očuvaju zapisi o izvođenju procesa ustrojavanja sistema za upravljanje bezbednošću informacija saglasno zahtevima ISO/IEC 27001:2005, kao i o svim pojavama incidenata narušavanja bezbednosti koji utiču na ISMS, a što je rezultiralo dobijanjem odgovarajućih sertifikata o usaglašenosti sistema menadžmenta kvalitetom prema ISO 9001 i sistema upravljanja bezbednošću informacija prema ISO 27001 od ugledne sertifikacione kuće kao što je SGS Beograd. Koliko je primena UniDocs-a doprinela uspešnosti ovog sertifikovanja, ukazuje i to što je i sertifikaciona ocena, kao i nadzorna provera, za oba sertifikata prošla bez ijedne takozvane „veće ili manje neusaglašenosti“.

Posetom proizvođaču, uverio sam se da iza softverske familije UniDocs stoji stalni razvojni tim, kao i iskusan tim za podršku pri implementaciji i automatizaciji poslovno-dokumentacionih procesa kod korisnika sistema. Činjenica da proizvođač svoje ukupno poslovanje vodi primenjujući UniDocs platformski softver, kombinovan sa vertikalnim rešenjima serije UniDocs Business Box, proizvodu daje dodatni kvalitet, a sertifikati ISO 9001:2008 i ISO 27001:2005 koje proizvođač poseduje, potvrđuju usklađenost UniDocs sistema sa zahtevima ovih standarda.

Dodatnu sigurnost korisnicima garantuje mreža ovlašćenih i kvalifikovanih partnera koji obezbeđuju postprodajnu podršku, konsultantske usluge i obuku korisnika UniDocs.

Bez obzira što je UniDocs srpski softver na srpskom jeziku, proizvođač se pobrinuo za njegovu višejezičnost, mogućnost lake i brze lokalizacije, kao i mogućnost da se u okviru jedne implementacije konkurentno koriste verzije klijentskih modula na različitim jezicima.

Na kraju treba reći: familija softverskih rešenja UniDocs Platform, zajedno sa vertikalnim rešenjima UniDocs Business box, obezbeđuje realnu mogućnost svima koji žele da reše probleme upravljanja dokumentacijom i procesima u okviru svog preduzeća u kratkom roku i za prihvatljivu cenu. Pri tome mogu računati na stvarnu i potpunu integraciju sa informatičkim rešenjima koja već koristi, kako u domenu programa za kreiranje, izmene i pregled sadržaja dokumenata, tako i u domenu softvera za upravljanje poslovanjem (ERP, CRM, GIS i slično).

 – Milinko Lukić, dipl.inž. Team Lead Auditor for ISMS u međunarodnoj IRCA šemi

Korisne WEB adrese:

www.unidocs.rs;

www.osa.rs