Softver za veleprodaju – ključ za uspešno poslovanje

Originalni tekst je objavljen u novembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom Softver za veleprodaju – ključ za uspešno poslovanje)

Kupim, prodam, kupim, prodam i – gotovo.

Softverske firme su sedamdesetih godina prošloga veka pisale programe za specifične industrijske potrebe, a osamdesetih su nastale i prve aplikacije za veleprodaju. Taj softver je bio usmeren na operativni rad, ali mu je nedostajala funkcionalnost u finansijskom delu.

ERP sistemi, koji su devedesetih po pravilu bili okrenuti proizvodnim preduzećima, postepeno su se širili i na druge grane industrije. Budući da su i proizvođačima bile potrebne funkcije distribucije i veleprodaje, ta oblast je obuhvaćena među prvima. S druge strane, softveru za veleprodaju je dodavana i finansijska komponenta.

Početkom 2000. godine, projektanti ERP rešenja se ozbiljno okreću veleprodaji i distribuciji. Kao rezultat toga, ERP softver je snažno integrisao ceo proces poslovanja.

Funkcionalan pregled

Softver koji pokriva poslovanje jedne veleprodajne firme grubo se može podeliti na tri celine: operativu, finansije i analizu. Operativa i finansije podrazumevaju svakodnevne operacije: upravljanje zalihama, primanje porudžbina, pripremu ulaznih i izlaznih računa, evidenciju plaćanja, upravljanje kupcima i dobavljačima i sl. Analiza je rezultat podataka unetih u prethodne dve celine.

Finansije

Kvalitetno upravljanje finansijama je presudno za uspeh jednog veleprodajnog preduzeća. Zbog prirode posla i naglaska na operativnom radu, upravljanje finansijama je najčešće u drugom planu, ali se nipošto ne sme zanemariti. Finansijski deo veleprodajnog softvera treba da omogući osnovnu funkcionalnost: pripremu budžeta, praćenje troškova zaliha, isplativost prodaje, kontrolu novčanih tokova i dospelih obaveza prema dobavljačima, kao i nenaplaćenih potraživanja, dinamiku naplate, očekivanog priliva sredstava i sl.

Analiza dugovanja i potraživanja je osnova finansijskog dela poslovanja veleprodaje. S obzirom na veliki obrt robe, neophodno je da softver ima mogućnost finansijske analize svakog kupca, koja obuhvata brzinu naplate, kašnjenje, ukupna dugovanja itd. Veoma važan deo jeste mogućnost softvera da upozori prodavca ili da mu zabrani pravljenje računa ili predračuna za kupce koji kasne sa uplatama, neredovno plaćaju ili su probili zadato finansijsko ograničenje. Značajan momenat je i mogućnost da se za svakog kupca odredi prihvatljiv rok za isplatu dospelog duga, broj dana odloženog plaćanja (kreditiranje kupca), kao i popust u zavisnosti od broja dana odloženog plaćanja. U zavisnosti od ovih parametara, softver može upozoravati ili zabranjivati dalji rad. U ovome delu bi softver trebalo da bude vrlo prilagodljiv.

Prodaja i marketing

Prodaja i marketing su zasebni ali povezani poslovni procesi, jer su u većini veleprodajnih preduzeća isti ljudi zaduženi za obe oblasti. Veći deo funkcionalnosti u ovome delu svodi se na funkcionalnost CRM softvera, o kom je bilo reči u prošlom broju. CRM softver obuhvata analizu prodaje, upravljanje kupcima i podršku posle prodaje uslugama i dr. Veleprodajni softver uglavnom ima ovu funkcionalnost.

Ipak, najvažniji deo softvera za veleprodaju jeste analiza prodaje. Baza podataka, koja se formira svakodnevnim radom i unosom podataka (porudžbenice, fakture, otpremnice itd.), osnov je za dobijanje informacija o kupcima i njihovim aktivnosti. Softver bi trebalo da pruža niz standardnih izveštaja o prodaji, bilo po kupcima ili artiklima ili pak po nekom drugom zadatom parametru. Ukupna prodaja za zadati period i pojedinačna analiza prodaje po kupcima, komercijalistima, regionima, prodatim količinama, vrstama proizvoda, zaradi po artiklima ili odobrenim popustima po artiklima – samo su neki izveštaji koji bi trebalo da budu na spisku standardnih, a u zavisnosti od načina poslovanja može se javiti potreba i za drugačijim analizama. Isto tako, trebalo bi da postoji mogućnost izrade posebnih izveštaja ili analiza, bilo pomoću ugrađenih namenskih alatki ili integrisanjem s nekim gotovim rešenjem za poslovno izveštavanje.

Definisanje plana prodaje i praćenje ostvarene prodaje u odnosu na zadati dnevni, nedeljni ili mesečni plan bitna je komponenta ukoliko veleprodajno preduzeće posluje na taj način. Softver u ovom slučaju mora da obezbedi dovoljno podataka nepohodnih za merenje uspešnosti realizacije zadatih planova.
Kataloška prodaja je važan aspekt veleprodajnih firmi i ona se sastoji od dva dela. Prvi je oblikovanje i održavanje kataloga, jer katalog može, premda i ne mora, sadržati sve artikle na zalihama, ali mora pružiti mogućnost ubacivanja i artikala kojih trenutno nema da bi se ponudili kupcima putem kataloga.

Drugi deo je povezivanje kataloga sa sistemom za naručivanje. Pošto će se kupac u svojoj porudžbenici pozivati na određene artikle iz kataloga, u softver moraju biti unete jedinstvene oznake iz kataloga, na osnovu kojih će napraviti porudžbinu za kupca za određeni katalog. Ovi podaci se kasnije mogu iskoristi za merenje uspešnosti kataloške prodaje, ili još preciznije, uspešnosti svake strane kataloga. Posebno je interesantna mogućnost merenja uspešnosti prodaje artikala u zavisnosti od prostora koji oni zauzimaju u katalogu.

Ne sme se zanemariti ni prodaja pouzećem, pri čemu softver ne prati samo porudžbine nego treba da obezbedi generisanje i štampanje spiskova poštanskih adresa za slanje, kao i mogućnost definisanja poštanskih troškova u zavisnosti od udaljenosti, težine i veličine paketa. Ako se ovakav sistem poveže s mrežnom prodavnicom, kupac može vrlo lako da izačuna koliko će ga određeni artikal ukupno koštati (najpoznatiji primer je www.amazon.com).

Cene i cenovnici

Softver treba da omogući i formiranje različitih cenovnika i popusta za različite grupe kupaca, ustanovljavanje posebnih cenovnike za svakog pojedinačnog kupca, kao i mogućnost određivanja količinskih popusta. Pored navedenih popularnih metoda za formiranje cena, potrebna je i mogućnost određivanja posebnih cena za povezane artikle (npr. kada se uz 500 g kafe dobija i šolja), kao i praćenje ugovorenih cena. Popularan je i sistem “popust na popust” (s različitim načinima formiranja).

Konfiguratori su još jedan od načina utvrđivanja cena i koriste se za prilagođavanje proizvoda specifičnim potrebama kupca. Dobar primer za to je industrija PC računara – svaka porudžbina je jedinstvena, jer se svaki računar sklapa prema zahtevima kupca. Konfiguratori su vrlo složeni za ugradnju u softver, jer zahtevaju znatna podešavanja prema specifičnim pravilima industrije, ali kada se postave, predstavljaju moćan alat i dobru podršku prodaji.

Upravljanje zalihama

Upravljanje zalihama podrazumeva mogućnost praćenja stanja zaliha, kao i optimalnih, minimalnih i maksimalnih količina artikala u magacinima po osnovim ili alternativnim jedinicama mere, zatim pregled artikala po lokacijama u magacinima i analizu rezervisanih i naručenih količina. Softver bi trebalo da ima mogućnost rada s barkodovima, kao i evidenciju serijskih brojeva. Sem količinskog, trebalo bi da postoji mogućnost finansijskog praćenja zaliha.

Isporuke i prevoz

Organizacija transporta i isporuka označava mogućnost automatskog generisanje naloga za isporuku na osnovu faktura ili otpremnica. Na osnovu naloga za isporuku, roba se pakuje i prevozi do kupaca. Kupci se dodatno mogu

podeliti na “transportne regione” radi lakše i brže isporuke. Softver može imati i opciju praćenja težina i zapremina artikala po nalozima za isporuku: ako ukupna težina ili zapremina prevazilaze teretni prostor dostavnog vozila, generiše se više naloga za isporuku u skladu s ovim ograničenjima.

Reklamacije

Postoje dve vrste reklamacija: reklamacije dobavljačima i reklamacije kupaca. Praćenje reklamacija dobavljačima znači mogućnost pregleda vraćene robe dobavljačima. Reklamacije kupaca prate vraćenu robu od strane kupaca bilo kroz povraćaje, popravke, garancije ili zamene. Reklamacije bi trebalo da su povezane sa originalnom dokumentacijom. Povezivanje reklamacija, porudžbina, kupaca i dobavljača obezbeđuje potrebnu analizu ukupnih troškova razrešenja reklamacije.

Elektronska trgovina

Najveće unapređenje softvera za veleprodaju u poslednjih nekoliko godina vidljivo je na polju elektronske trgovine. Integracija s Web rešenjima putem elektronske razmene podataka, mrežnih prodavnica (B2C) i Web portala (B2B) znatno olakšava poslovanje veleprodajnih firmi. Elektronska razmena podataka (narudžbine, računi itd.) trebalo bi da bude omogućena pomoću otvorenog standarda XML (eng. Extensible Markup Language). Firme bi tako mogle da primaju narudžbine i da šalju račune preko Interneta, a kupci da prave nove narudžbine i plaćaju elektronski. Umesto usijanih telefona, danas se usijavaju Internet veze.

Kako dalje?

Složenost poslovanja veleprodajnog preduzeća zahteva izuzetno dobro osmišljen softver, koji će pokrivati opisane radne procese i pri tom biti jednostavan za korišćenje. Pažljivo izaberite poslovni softver i rečenica iz podnaslova ovoga teksta može biti realnost i vašeg poslovanja.

Šta pokreće vaše preduzeće? Iako ima mnogo odgovora na ovo pitanje, ali je u slučaju veleprodajnih firmi odgovor uvek isti: PRODAJA. Mogućnosti prijema, obrade i praćenja narudžbina kupaca je najkritičnija funkcija poslovnog softvera za veleprodaju.

Koji kupci čine 80 procenata prodaje, koje vrste artikala kupuju, koliki je to udeo u ukupnoj prodaji i kakva je regionalna raspodela prodaje u poslednjih 12 meseci? Poslovni softver bi morao da odgovori na ova pitanja.