U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem

Originalni tekst je objavljen u septembarskom broju časopisa PCWorld Mikro (članak pod naslovom U potrazi za odgovarajućim poslovnim rešenjem).

Industrija poslovnog softvera se neprestano menja i razvija – ono što se danas smatra naprednim, sutra je već zastarelo. Danas je zato veliki izazov prepoznati i razlikovati potrošačku pomamu i realnost. Kako ćete prepoznati poslovni softver primeren vašem načinu poslovanja?

Poslovni softver je kičma svake organizacije.

Proizvođači softvera za kompanijsko planiranje resursa (eng. Enterprise Resource Planning, ERP) nude različite skupove modula, koji objedinjuju niz specijalizovanih funkcija. Ti moduli i funkcije treba da omoguće efikasno upravljanje, praćenje i unapređenje poslovnih procesa unutar jedne organizacije, a oni su po pravilu različiti u različitim oblastima rada. Preduzeće koje se bavi preradom mesa pred poslovni softver postavlja drugačije zahteve od firme koja prodaje računarsku opremu. Ipak, postoje poslovni procesi koji se odvijaju u svakoj organizaciji, nezavisno od područja delovanja. Takve zajedničke procese poslovni softver mora da podrži, a s druge strane, mora da bude dovoljno fleksibilan da bi se prilagodio specifičnoj grani industrije. Pošto softver u velikoj meri i definiše poslovne procese – često se poslovni procesi prilagođavaju softveru i obrnuto – vrlo je važno napraviti dobar izbor.

Pet ključnih činilaca

Prilikom opredeljivanja za određen softver treba obratiti pažnju na pet ključnih činilaca: kako je u njemu rešeno izveštavanje; kako su poslovni procesi pokriveni softverom i kako se mogu prilagoditi ako su neefikasni; koji su moduli i funkcije unutar tih modula neophodni; koliko je softver u celini integrisan i koliko sve to košta (u poslovnom svetu se ukupni troškovi instaliranja i korišćenja poslovnog softvera označavaju skraćenicom TCO, od engleskog termina Total Cost of Ownership).

U prvoj kategoriji je najvažnije da softver obezbeđuje veliki broj standardnih izveštaja o prodaji, zaradi, dugovanjima i potraživanjima, kao i mogućnost izrade posebnih izveštaja i njihovu dalju obradu ili jednostavnu integraciju s nekim postojećim programom za pomoć pri izveštavanju (eng. Business Inteligence).

Efikasni poslovni procesi danas moraju biti pokriveni namenskim softverom. Da li je reč o magacinskom poslovanju, praćenju rada komercijalista ne terenu ili pak o elektronskoj razmeni dokumenata sa udaljenim poslovnicama, sasvim je svejedno – moduli i funkcije programa moraju da omoguće jednostavno i efikasno odvijanje svih procesa unutar jedne organizacije.

Od suštinske važnosti u ovome slučaju nije samo postojanje određenog modula, već su to funkcije i mogućnosti svakog pojedinačnog modula i njihova međusobna povezanost (dubinska funkcionalnost). Mogućnost pravljenja izlaznih računa (faktura) jeste bitna, ali je još važniji način na koji se ti računi prave, kako su povezani s poslovnim partnerima, popustima, odloženim plaćanjem, posebnim cenovnicima i slično. Ako poslovnom softveru nedostaje dubinska funkcionalnost, korisnici su neefikasni u obavljanju svojih svakodnevnih zadataka na odgovarajući način.

Softver koji se prilagođava zahtevima i potrebama svakog pojedinačnog korisnika (fleksibilno rešenje) svakako je u prednosti u odnosu na softver koji se teže prilagođava (kruto rešenje).

Naravno, koliko god softver bio dobar, on ne može da obuhvati ni predvidi sve potrebe i zahteve. Tržište se menja, poslovni procesi takođe, i stoga softver mora omogućiti lako i jednostavno prilagođavanje novonastalim okolnostima. To podrazumeva neprestano usavršavanje i praćenje upotrebe izabranog poslovnog rešenja, a tada je već reč o razmatranju troškova održavanja i dorade, koji često premašuju početnu cenu izabranog softverskog paketa.

Izgleda komplikovano?

Nije, u stvari je jednostavno. Na jednoj strani su proizvođači softvera, koji se trude da u svakoj novoj verziji poboljšaju kvalitet svog programskog paketa tako što će dodati nove funkcije i module, a s druge su korisnici koji imaju realne potrebe i zahteve i kojima je softverska podrška novim poslovnim procesima presudno važna. Pomirenje ova dva pola je osnov uspešne primene i upotrebe jednog ERP rešenja. U narednim brojevima ćemo se osvrnuti na detalje kojih svakako ima.

Primer

Da biste u poslovnu aplikaciju koju koristite ručno uneli izvod banke (dnevni finansijski izveštaj o promenama na računu), treba vam približno jedan čas. Kada biste taj sat skratili na minut-dva, koliko je potrebno za elektronsko učitavanje izvoda, uštedeli ste biste vreme za jedno ugodno letovanje.