Poslovni procesi

U prošlom tekstu bavio sam se izveštavanjem i problemima sa kojima se sreću korisnici poslovnog softvera pri pravljenju i koriščenju izveštaja i/ili sistema za izveštavanje.

Sledeći problem sa kojim se susreću korisnici poslovnog softvera vrti se oko poslovnih procesa. Da li je poslovni softver koji koristite prilagođen poslovnim procesima ili ste poslovne procese prilagodili mogućnostima softvera? Da li su možda poslovni procesi u vašoj firmi neefikasni? Ne priznajete dokument koji nije bar tri puta potpisan, overen od najmanje dve komisije, zagubljen u podrumu na tri meseca, pronađen, pa ponovo zaturen i na kraju poslat na obradu zbog nabavke obe hemijske olovke? Zatrpani ste papirima, dokumentacija je u haosu, a inspekcija već odavno kampuje pred vratima vaše firme? U čemu može biti problem?

Problem: Poslovni procesi su prilagođeni mogućnostima poslovnog softvera! Poslovni softver čini okosnicu poslovanja svake firme. Vremenom način poslovanje se prilagođava mogućnostima i ograničenjima poslovnog softvera koji se koristi. Tipičan primer su procedure u poslovanju koje se godinama koriste i napravljene su tako da se prilagode ograničenjima softvera, ali niko zapravo ne može stvarno da objasni zašto se koriste. “Tako radi program, zar ne?”

Rešenje: Prilagodite poslovni softver svojim potrebama i primenite rešenja “najbolje iz prakse”! Procesom implementacije novog poslovnog softvera, firmama se otvara mogućnost poboljšanja svojih poslovnih procesa. Standardni i preporučeni pristup u ovom slučaju je postavljanje tzv. vanilla softvera tj. softvera koji po instalaciji nije posebno prilagođen niti konfigurisan, jer se ova dva procesa, prilagođavanje i konfigurisanje, dešavaju pri samoj implementaciji. Implementacija ovakvog, vanilla softvera znači usvajanje “najboljeg iz prakse”, tj. onih rešenja koja su se kroz praktičan rad firme koja implementira softver pokazala kao dokazano i provereno rešenje. Ovo je šansa za korisnike da preispitaju sve procese koji se odvijaju u firmi i odluče koji od tih procesa su neophodni, koji se mogu izmeniti, a koji su potpuno nepotrebni i mogu se izbaciti.

Problem: Procesi su neefikasni. S obzirom da su poslovni procesi razvijani dugi niz godina, a naročito u nestabilnim uslovima našeg tržišta protekle decenije, postoji mogućnost da firme nisu imale vremena ili resursa da preispitaju efikasnost samih procesa. Često, postojeći procesi zahtevaju mnogo koraka, suviše “ručnog rada” ili preobimnu papirnu dokumentaciju.

Rešenje: Preispitajte svoje poslovne procese i procedure rada! Ako ste u procesu implementacije novog poslovnog softvera pruža vam se idealna prilika da preispitate trenutne poslovne procese, procenite njihov doprinos poslu, njihovu efikasnost i promenite ili eliminišete one procese koji su neefikasni ili vode ka suvišnom poslu. Usvajanje rešenja “najbolje iz prakse” ponuđenog funkcijama softvera će posledićno poboljšati efikasnost i ostalih procesa. Ovo je naročito tačno kada je u pitanju implementacija zrelih rešenja koja imaju veliki broj korisnika i stabilnu reputaciju.

Problem: Gomilanje papira. Računovodstveni i zakonski propisi diktiraju potrebu da se dokumenta čuvaju u štampanom obliku. Većina firmi ima ogromnu količnu papirne dokumentacije. Neka dokumenta je neophodno imati u papirnom obliku, dok je za druga to čist luksuz odnosno trošak.

Rešenje: Sistem za upravljanje dokumentacijom (eng. skr. DMS – Document Management System)? Poslovni softver, danas uglavnom nudi mogućnost smanjivanja obima dokumentacije koja se kreira i arhivira u papirnom formatu kroz obezbeđivanje podrške nekoj vrsti DMS-a. Integracija DMS-a u intranet bi trebalo da omogući podršku za elektronsko kreiranje, razmenu i čuvanje/arhiviranje dokumenata u skladu sa internim polisama firme i zakonskim propisima. Kod nas je usvojen zakon o elektronskom potpisu (SLUŽBENI GLASNIK: 135/04 ) i uskoro bi trebalo biti moguće iskoristiti pun potencijal ovog zakona.

Problem: Kolariću, paniću, sami sebe zaplićemo, da li sami sebe rasplićemo? Nabavka papira za štampač predstavlja noćnu moru? Slično je i sa spajalicama, olovkama i ostalim kancelarijskim priborom? Više papira potrošite za razne potvrde i zahteve nego što ćete nabaviti papira za štampač? Dok vi jurite papir i hemijsku olovku da odštampate i potpišete fakturu (račun), kupac je već otišao u firmu u kojoj u štampaču ima papira, a hemijske olovke su “zlikovci” nabavili prošle nedelje? U problemu ste, ali to već i sami znate. Ubijte zmiju zahteva i odobrenja ili je, ako je ikako moguće (a jeste), svedite na razuman nivo.

Rešenje: Iskoristite mogućnosti koje vam softver pruža! Kada kreirate profakturu (predračun), kroz softver bi trebalo da postoji mogućnost definisanja procesa razrešenja te profakture. Kome se profaktura šalje na odobrenje, koji se vezani dokumenti prave uz profakturu (otpremnica, faktura), kome se šalju vezana dokumenta i kako zaposlene kojima su ta dokumenta namenjena softver obaveštava o novonastaloj promeni. Na primer, kada je otpremnica/faktura napravljena u odeljenju prodaje, da li magacioner na neki način zna za to tj. da li mu softver signalizira nekako da on zna da treba da pripremi robu za kupca?

Problem: Nestandardizovani poslovni procesi? Poslovni procesi se menjaju sa rastom firme, promenom načina poslovanja ili zapošljavanjem novih ljudi. Ne važe iste procedure za firmu od 4 čoveka i firmu od 5 ljudi, kao što ista pravila ne važe za firmu sa jednom i firmu sa više lokacija. Prirodna posledica stihijskog (u početnim fazama drugačije i ne može, ma šta ko pričao) širenja, rasta i razvoja firme je nastanak i usvajanje različitih ad hoc procedura, koje vremenom postaju stalne procedure. Svaka poslovnica, na primer, ima svoj jedinstveni način kako realizuje naručivanje, prodaju ili isporuku.

Rešenje: Prilika za standard? Ako razmišljate o promeni trenutnog poslovnog softvera, unapređenju postojećeg softvera, postavite sebi pitanje: u čemu je problem? Zašto menjate softver? Da li je problem u softveru ili u procesima koji nisu standardizovani. Ako ste utvrdili u čemu je problem imate mogućnost (i svakako je iskoristite) da standardizujete poslovne procese u svim odeljenjima vaše firme. Naravno standardizacija se ne radi na silu, a ponegde i nema smisla. U gorepomenutom primeru, prodajni modul može obezbediti funkcionalnost kroz podršku elektronskog pravljenja dokumenta za nabavku kancelarijskog materijala koji se automatski šalje na adresu osobe koja odobrava nabavku, zatim se šalje upit dobavljačima kancelarijskog materijala (koji moraju postojati u vašoj bazi, naravno) i na kraju, odobren zahtev (elektronski potpisan) se konvertuje u narudžbenicu. Prostim standardizovanjem određenih poslovnih procesa i procedura rada, a uz softversku podršku, izbegavate komplikovane puteve dokumenata i što je još bitnije, uvek i u svakom trenutku svaki zaposleni zna kako se šta radi, prostim uvidom u spisak radnih procedura. Takođe, ako neko od zaposlenih ode iz firme, niste ostavljeni na cedilu jer ne znate kako se to ranije radilo.