Izveštavanje

Jedna od najčešćih zamerki korisnika pri korišćenju poslovnog softvera je nemogućnost proizvoljnog kreiranja izveštaja. Tipovi potrebnih izveštaja mogu se grubo svrstati u sledeće grupe: operatvni, finansijski i obavezni zakonski. U većini firmi izveštavanje predstavlja noćnu moru i oduzima puno vremena. Postoji nekoliko problema koji su tipični, a koje ću ovom prilikom pokušati da nabrojim.

Problem: Žongliranje podacima. Izveštaji se teško dobijaju iz različitih sistema. Export podataka, a zatim i integracija tako dobijenih podataka u određeni potreban izveštaj, iz raznih poslovnih programa koji se koriste u nekoj firmi je često ili vremenski zahtevna operacija (dok se napravi, izveštaj je već zastareo) ili vrlo komplikovana, ako ne i nemoguća operacija. Mnogi programi nisu u mogućnosti da obezbede informacije koje su neophodne za menadžere, operativu ili finansije.

Rešenje: Integrisano rešenje. Integrisan poslovni paket sa modulima koji su potrebni za normalno odvijanje poslovnih procesa minimizira ili potpuno eliminiše potrebu za smeštanje podataka u različitim programima. Softver izgrađen na otvorenijoj i standardizovanijoj platformi obezbeđuje lakši, brži i jednostavniji način uvoza (import) i izvoza (export) podataka. Ovakva funkcionalnost je posebno značajna za uvoz podataka. Korišćenjem ovakvog rešenja korisnici su u mogućnosti da naprave bolje izveštaje na osnovu dostupnih podataka. Proizvođači integrisanog poslovnog softvera obezbeđuju mogućnost upotrebe dodatnih alata za pravljenje izveštaja. Ako proizvođač softvera ne nudi svoje rešenje za kreiranje izveštaja, Microsoft-ov alat za manipulaciju bazama podataka, popularni Access (deo Office paketa) će poslužiti. Alat za izveštavanja nudi dodatnu funckionalnost na nivou uvoza podataka iz različitih sistema na jednostavan i praktičan način, naročito ako u svojoj firmi imate IT odeljenje.

Problem: Export podataka! Podaci uneti u program se teško export-uju. Korisnici mogu uneti dosta podataka u program, ali im je teško da ih export-uju u izveštaj koji im je potreban.

Rešenje: Većina poslovnog softvera danas, poseduje različite opcije kao podršku izveštavanju. Neki podržavaju sve, a svi podržavaju neke od ovih opcija:

• bazu gotovih izveštaja koji se najčešće koriste
• mogućnost prilogođavanja i menjanja gotovih izveštaja prema potrebama i zahtevima korisnika
• interni alat za kreiranje izveštaja
• povezivanje sa alatima za kreiranje izveštaja (pomenuti MS Acces)
• export u program za rad sa unakrsnim tabelama (spreadsheet programi kao što su MS Excel, OpenOffice Calc: deo OpenOffice paketa i sl.)

Problem: Grafikoni i dijagrami ili grafičko predstavljanje finansijskih podataka. Softver ne omogućava korisniku da kreira grafikone i dijagrame i pri tome prikazuje finanisjke informacije. Korisnik mora exportovati podatke u program za tabelarne proračune (Excel) ili u neki drugi program koji ima ovu mogućnost.

Rešenje: Današnji poslovni softver uglavnom obezbeđuje podršku grafičkom predstavljanju podataka bilo kroz interni alat za pravljenje izveštaja bilo kroz integraciju sa namenskim alatima za kreiranje izveštaja. Ne treba posebno naglašavati značaj grafičkog predstavljana podataka.

Problem: Kreiranje sopstvenih specifičnih izveštaja. Postojeći alat za kreiranje izveštaja je previše komplikovan za upotrebu i zahteva pomoć IT odeljenja. Posledica: IT odeljenje postaje zatrpano zahtevima za raznorazne izveštaje, samim tim korisnici moraju čekati na potrebne izveštaje. U nekim slučajevima, potreba za izveštajem prestaje dok IT odeljenje ne napravi izveštaj. Kašnjenje sa izveštavanjem može skupo da košta firmu.

Rešenje: Jednostavni (user-friendly) alati za kreiranje izveštaja. Ovakvi alati omogućavaju korisniku sa malo računarskog znanja da kreira potrebne izveštaje na vreme, a sa druge strane oslobađa IT odeljenje za druge poslove. Takođe, ovakvi alati za izveštavanje mogu ponuditi funkciju pretrage, gde korisnik jednostavnim postavljanjem upita (slično google pretraživaču) dobija potrebnu informaciju bez potrebe da kreira ceo izveštaj.

Problem: Šta-Ako analiza (analiza slučaja). Ograničena mogućnost Šta-Ako analize ili što bi rekao Aca poštar: ŠBB-KBB (Šta Bi Bilo, Kad Bi Bilo…). Mogućnost predviđanja i analiza daljeg toka događaja (prvenstveno finansijski momenat) na osnovu dostupnih podataka je od izuzetne važnosti za svaku firmu. Istorijski gledano, finansijski softver nije bio baš fleksibilan po pitanju ovakvih izveštaja i analiza. Zato su se za ovakve analize koristili posebni programi koji najčešće nisu bili povezani sa osnovnim programom koji se koristi i u koji se zapravo smeštaju finasijski podaci. Takođe, problem je, sa druge strane, praćenje i integrisanje efekata Šta-Ako analize. Ako se neka od ovih analiza usvoji, a zatim promeni potrebno je puno vremena i rada (podložno greškama) radi implementacije i konfiguracije novonastale situacije.

Rešenje: Poslovni softver koji nudi mogućnost Šta-Ako analize na tekućim i istorijskim podacima. Postoje programi koji nude jednostavno implementaciju i konfiguraciju slučaja (scenarija) koji se analizira. Dodatak je i praćenje različitih usvojenih ili neusvojenih, slučaja i poređenje rezultata.

Problem: Prilagođavanje promenama u poslovanju. Promena u poslovnoj ili organizacionoj strukturi zahteva značajne promene u izveštajima. Softver često zna da bude tako kruto napravljen da je skoro nemoguće ispratiti promene u organizaciji ili poslovnom modelu. Ovo može da bude veliko ograničenje, jer većina organizacija je vrlo dinamična naročito u današnjem poslovnom okviru.

Rešenje: Poslovni softver danas uglavnom nudi fleksibilnost na ovom polju. Dobar primer za ovo je izmena kontnog plana ili obračuna zarada. Poslovni softver (naročito finasijski, jer su tu promene najčešće kod nas) treba da omogući promenu kontnog plana uz minimum truda (npr. preknjižavanje konta). Naravno, dobar poslovni softver bi, takođe, trebalo da omogući i pregled istorijskih podataka. Usvajanjem novog poslovnog, organizacionog ili zakonskog modela ne sme se izgubiti stanje pre promene.

Problem: U potrazi za podacima! Zbog jednog jedinog podatka korisnik mora da generiše komplikovane izveštaje.

Rešenje: Fleksibilan poslovni softver mora da omogući korisniku da zadaje upite na osnovu kojih se generišu jednostavni mini-izveštaji samo na osnovu specifičnog kriterijuma. Ova funkcionalnost je naročito bitna kada u slučaju traženja informacija van intranet okruženja (on line upiti, pristup sa mobilnih uređaja). Dobar primer su komercijalisti na terenu.

Problem: Zakonski izveštaji! U svakoj firmi postoji potreba za obaveznim zakonskim izveštajima. Često zbog ograničenja postojećeg rešenja, korisnici bivaju prinuđeni da prekucavaju podatke i/ili ručno da kreiraju ovakve specifične izveštaje. Naravno, kada se zakonski izveštaji često menjaju (kao što je kod nas slučaj) dolazi do izražaja kvalitet integracije sa namenskim alatima za kreiranje izveštaja, kao i snaga internog sistema izveštavanja.

Rešenje: Ozbiljno standardizovanje zakonskih izveštaja, izbegavanje čestih promena propisa kao i kod nas najgori slučaj: slobodna interpretacija propisa! Ovo deluje da nema mnogo veze sa samim softverom, ali nije baš tako. Fleksibilan poslovni softver koji ima dobar alat za izveštavanje i/ili ima mogućnost integracije sa namenskim alatima za izveštavanje, umnogome ublažava ovaj problem, ali ga i ne rešava.

Ovo je samo kratak pregled mogućih problema pri procesu izveštavanja. Nisam hteo preterano da detaljišem, i ovako je ispao dugačak tekst. :)