Poslovna rešenja za mikro preduzeća i preduzetnike

U malim firmama i kod preduzetnika sve poslove radi jedan ili nekoliko ljudi, a knjigovodstvo je obično povereno nekoj agenciji. Ipak, i malima je potreban poslovni softver koji će im omogućiti da posluju kao i veliki, uz zadržavanje svih svojih prednosti: fleksibilnost, brzina i prilagodljivost

Setimo se da blizu 90 odsto svih firmi predstavljaju mikropreduzeća. Svako od njih broji do 10 zaposlenih, ali sva ta preduzeća zajedno zapošljavaju oko 20 odsto domaće radne snage. Ako toj slici dodamo i preduzetnike, videćemo da broj mikropreduzeća i preduzetnika čini ogroman procenat preduzeća na tržištu Srbije. Većini njih potrebno je neko softversko rešenje, da bi iskoristili svoj pun potencijal i prerasli u malo ili, vremenom, srednje preduzeće. Većini njih dobar deo „papirologije“ završava knjigovođa ili računovođa. Kakav softver onda njima uopšte treba?

Osnovne funkcionalnosti

Za velike je jasno: postoje službe koje unose i pripremaju podatke kako bi menadžment imao dovoljno informacija za odlučivanje. Naravno, velike firme, veliki obim posla, pa posledično i velika količina podataka. A mali? Oni sve rade sami, bez procedura, bez pravilnika i bez mnogo ljudi koji umesto njih mogu unositi podatke. Ima li rešenja? Malima treba isto što i velikima, ali je kapacitet mali, a ograničenja velika. Kako onda mali mogu raditi kao veliki, uz zadržavanje svih prednosti veličine: fleksibilnost, brzinu, prilagodljivost? Koje su to osnovne funkcionalnosti koje su potrebne svima? Postoji li najmanji zajednički sadržalac svih programa koji su zajednički i za male i za velike? U ovom pregledu potrudili smo se da po oblastima izdvojimo ključne funkcionalnosti na koje treba da obrate pažnju mikropreduzeća i preduzetnici u procesu traženja softverskog rešenja za svoje poslovanje.

Veleprodaja i trgovina

Poslovni softver u veleprodaja­ma je tokom 30 godina razvoja dostigao svoju punu zrelost. U nastavku su neke od ključnih funkcionalnosti koje bi valjalo da razmotrite prilikom procene poslovnog softvera i one bi trebalo da pokažu neke od mogućnosti modernog poslovnog softvera. Upamtite da bi uvek trebalo da se fokusirate na one ključne specifičnosti koje su najvažnije vašoj organizaciji.

Softver bi trebalo da omogući praćenje narudžbina kupaca i rezervacije robe u procesu kupovine, ali i kasniju analizu narudžbina, kao i da podrži sve specifičnosti veleprodaje: složene popuste, troškove isporuke, povraćaj robe, garancije, specifične uslove plaćanja i slično. Održavanje optimalnog nivoa zaliha kroz analizu zaliha i posledično kontrolu troškova zaliha moralo bi biti softverski podržano. Mogućnost praćenja serijskih brojeva za svakog kupca zbog garancija i zamenskih delova u svim fazama kretanja robe: od prijema, kontrole, upravljanja skladištem i zalihama i unosa narudžbina.

Softver bi trebalo da podržava više različitih cenovnih modela zato što svaka kompanija ima jedinstven način kako postavlja cene svojih proizvoda. Uobičajeni cenovni modeli su: Cena sa ponude; Odštampan katalog / Web prodavnica; Cenovnik / Popust; Ugovorena cena; Akcijske cene. Ključ upravljanja cenama je fleksibilnost u načinu na koji se formule kreiraju i kako se njima upravlja.

Internet svuda

Veoma je važno da softver dozvoljava da se iskoriste mogućnosti Internet tehnologije za komunikaciju s kupcima i s dobavljačima. To znači da je softver dovoljno otvoren da se može integrisati s postojećim rešenjima za Internet portale. Internet portali za kupce, dobavljače i zaposlene postali su široko zastupljeni kao sredstvo za uspostavljanje interakcije sa sistemom. Portal je posebna Web strana, zaštićena korisničkim imenom i lozinkom preko koje kupci ili dobavljači pristupaju specifičnim informacijama. To omogućava uspostavljanje elektronske trgovine, tj. obavljanje transakcija putem Interneta, bilo kroz B2B ili neke druge portale. Web portali su dobili na popularnosti i kod kupaca i kod dobavljača. To je način da dobavljač ili kupac pristupe informacijama o proizvodima uz adekvatnu sigurnost.

Na portalu kupac može uneti porudžbine direktno u sistem koristeći pojednostavljenu formu narudžbine putem Interneta. Kupac takođe može da vidi i druge stvari, kao što su status porudžbine kroz ceo proces od narudžbine do isporuke, pa sve do plaćanja. Dobavljači putem portala takođe mogu pristupi ti prodajnim informacijama, statusima ugovora, prodajnim planovima, plaćanjima…

Ne treba zaboraviti ni mogućnost podrške za maloprodaju – POS softverske kase, integracija sa fiskalnim štampačima, programi lojalnosti, razni načini plaćanja, brz i efikasan rad.

Proizvodnja

Većina proizvodnih kompanija ima dve osnovne komponente: proizvodnju po narudžbini i proizvodnju za zalihe. Čak i kompanija koja proizvodi samo po narudžbini kupca verovatno će imati i neke proizvode za zalihe, kao što su komponente od kojih se sastoji poluproizvod. Uzmimo, na primer, nameštaj. Da biste napravili kuhinju po porudžbini kupca, morate napraviti mnogo pojedinačnih delova za zalihu od kojih će kasnije nastati finalni proizvod, „kuhinja“. Većina proizvođača softvera ima podršku za obe vrste procesa, ali postoji tendencija „naginjanja“ ka proizvodnji na zalihama ili ka proizvodnji po narudžbini. Često se čuje termin proizvodnja za poznatog kupca kada je reč o proizvodnji po narudžbini.

Jednostavna proizvodnja je vrsta proizvodnje koja se primenjuje kada su u pitanju, na primer, računari. Procesna proizvodnja je proizvodnja hemikalija ili hrane i obavlja se mešanjem, odvajanjem ili hemijskim reakcijama ili u „cugu“ ili u kontinuiranom procesu. Ove dve proizvodnje imaju sličnosti i nije retko da se u praksi susretnete s procesnim proizvođačem koji koristi softver za diskretnu proizvodnju ako sastavnice mogu sadržati prave mere za recepture ili specifične formule.

Softver za proizvodnju pomaže pri pravljenju plana proizvodnje, praćenju realizacije i beleženju samog procesa i rezultata. Nije svakom proizvođaču potrebno da prati realizaciju plana do najsitnijih detalja. Softver bi trebalo da omogući postavljanje sopstvenog nivoa složenosti.

Podrška za sastavnice je standardna u svakom softveru koji podržava proizvodnju. Alati za kreiranje sastavnica, ali i za njihovo kasnije uređivanje, trebalo bi da omoguće lako i jednostavno obavljanje ovih operacija. Savremeni sistemi uglavnom dozvoljavaju neograničen nivo sastavnica.

Radni nalozi

Proizvođači koriste radne naloge da upravljaju i kontrolišu zaposlene, alate i opremu. Radni nalozi su način identifikovanja koji posao mora i treba da se uradi i šta bi trebalo da se desi u procesu. Takođe se koriste da prate učinak zaposlenih i materijala i omogućavaju pregled dostupnih nivoa zaliha, kao i kakvi će oni biti na određeni dan.

Poslednje, ali ne manje važno, jeste i praćenje reklamacija robe. RMA (Return Merchandise Authorization) se prave radi praćenja vraćene robe koja je prodata kupcima kroz povraćaje, popravke ili garancije. Uspostavljanje veze između povraćaja, porudžbine i kupca omogućava analizu povraćaja. RMA modul pomaže upravljanju složenim zamenama i obezbeđuje alate za praćenje vraćenog artikla, tako da je kupac pravilno zadužen ili razdužen ako artikal nije primljen.

S druge strane, složena ili procesna proizvodnja može se definisati kao masovna proizvodnja po određenom receptu, normativu, sastavnici ili formuli. Tipovi proizvoda koji spadaju u procesnu proizvodnju su hrana i piće, hemijski proizvodi i boje, farmaceutski proizvodi, kozmetika, ulja i maziva, razne smese i kaše, papir i sl. Treba imati na umu da iako u pojedinim slučajevima softverska rešenja koja imaju podršku za jednostavnu proizvodnju mogu raditi i u složenoj/procesnoj proizvodnji, u većini slučajeva zahtevi procesne industrije zahtevaju specifična rešenja za procesnu ili složenu proizvodnju.

Računovodstvo i finansije

Zapostavljena, ali ne manje važna funkcionalnost poslovnog softvera treba da omogući i efikasno upravljanje finansijama. Većina softverskih rešenja podržava računovodstvo i finansije jako dobro i tu ne bi trebalo da bude iznenađenja. Posebnu pažnju treba obratiti na podršku i mogućnost vođenja više preduzeća, podršku za više valuta, kao i mogućnost povezivanje s računovodstvenim servisom jer je to najčešći oblik vođenja knjiga kod mikropreduzeća. Podrška za vođenje osnovnih sredstava i sitnog inventara svakako nije naodmet.

Ova funkcionalnost trebalo bi da pokrije amortizaciju (računovodstvenu i poresku), kao i ostale ne manje važne stvari, kao što su promena vrednosti osnovnog sredstva, praćenje lokacije tog sredstva, kreiranje zaduženja za osnovno sredstvo, kao i prateće izveštaje.

Često se u delu funkcionalnosti računovodstva i finansija nalazi i podrška za radne procese (workflow) i upravljanje dokumentima. Pod podrškom za radne procese i upravljanje dokumentima smatra se mogućnost da se dokumenti prosleđuju, potpisuju i odobravaju elektronski od strane adekvatne osobe. Na primer, faktura može biti prosleđena rukovodiocu koji može elektronski odobriti dokument i proslediti službi plaćanja. Dodatne mogućnosti bi bile mogućnost da se proces odobravanja veže za neki finansijski iznos, odnosno sve fakture od dobavljača veće od 10.000 dinara moraju ići na viši nivo za odobrenje. Ovaj način rada može omogućiti autorizaciju i odobravanje, takođe u zavisnosti od opisa radnog mesta i slično. Na taj način, recimo na primeru fakture, odobrenje može dati ne samo jedna osoba, već više osoba ako pripadaju istoj grupi u smislu ovlašćenja.

Sve prethodno opisano rezultuje nekim izveštajima i analizama. Jedna od ključnih prednosti savremenih poslovnih programa trebalo bi da bude njihova mogućnost izveštavanja. U relacione baze podataka smeštaju se parametri poslovanje, i izvlače izveštaji po zahtevu. Alati za kreiranje ovakvih izveštaja trebalo bi da omoguće prikaz finansijsko­računovodstvenih informacija u svakom trenutku, tako da se ne moraju čekati dnevni izveštaji. Tako menadžment može da donosi ne samo strateške, nego i taktičke odluke.

Kako dalje?

Ovo nije i ne može da bude sveobuhvatna lista. Naveli smo samo neke od ključnih funkcionalnosti koje mikrofirme navedenih delatnosti koriste u svom radu, a s kojima se susrećemo u praksi. Ostaju otvorene teme i pitanja u vezi s kadrovima i platama, evidencijom radnog vremena, detaljniji pregled maloprodaje, specifičnosti uslužnih delatnosti i još mnogo toga.

Ono što možemo da preporučimo jeste da pri izboru uzme­ te u obzir sopstvene specifičnosti i da pokušate da pronađete softver koji bi mogao da raste s vama kako se vaše poslovanje u budućnosti bude razvijalo. Sveobuhvatno rešenje moglo bi vam omogućiti da, kada dovoljno porastete, samo počnete da koristite do tada neiskorišćene funkcionalnosti umesto da menjate program. Promena nije uvek ni laka ni jednostavna, ali to je već druga tema.

Tekst je izvorno objavljen u PC Press #287