Moduli i funkcionalnost

U prethodnom članku pisao sam o problemima koji se mogu javiti u firmama u vezi sa poslovnim procesima, kao i nekim od načina za njihovo prevazilaženje. U ovom članku ću pisati o poslovnom softveru, modulima i funkcijama unutar tih modula koji pomažu praćenju poslovnih procesa, kao i mogućim problemima koji se tu javljaju.

Svaki proizvođač poslovnog softvera nudi specifičan i različit set modula i funkcija u okviru tih modula. Ako je poslovni softver ograničen funkcionalno u okviru ponuđenih modula, korisnici su neefikasni u obavljanju svojih svakodnevnih poslova. Finansijski poslovni softver koji se nudi na našem tržištu nudi širi opseg modula kao i dublju funkcionalnost unutar tih modula. Poslovni softver se, takođe, lakše prilagođava potrebama svakog pojedinačnog korisnika bez posebnih dorada ili nadogradnji. Neki od tipičnih problema sa kojima se susreću korisnici su navedeni u sledećim primerima.

Problem: Poslovni softver ne obezbeđuje sve potrebne module. Često se dešava da poslovni softver ne poseduje sve module (veleprodaja, maloprodaja, proizvodnja,…), koji su potrebni za obavljanje i praćenje svakodnevni poslovnih procesa.

Rešenje: Softver koji “raste” sa vama. Danas se poslovni softver uglavnom reklamira kao ERP (eng. Enterprise Resource Planning) rešenje i teži se ponudi kompletnog seta modula i pune funkcionalnosti unutar tih modula. Pored standardnih modula kao što su veleprodaja, maloprodaja, glavna knjiga i sl. teži se ponudi i nekih “nestandardnih” kao što su modul za upravljanje odnosima sa kupcima, terenska prodaja, web integracija i sl. Naravno, nikada nećete dobiti sve što vam treba, ali svakako prednost ima softver koji se lakše prilagođava potrebama korisnika.

Problem: Ograničena ili delimična funckionalnost unutar modula. Ranije su dobavljači i proizvođači poslovnog softvera nudili samo osnovne module (ulazni i izlazni računi, narudžbenice i sl.) sa osnovnom funkcionalnošću unutar tih modula. Ovo ograničenje umanjuje detaljnost informacija koje se mogu dobiti ili nedovoljnu pokrivnenost poslovnih procesa koji se odvijaju u firmi.

Rešenje: Veća funkcionalnost unutar svakog modula. Danas, proizvođači i dobavljači poslovnog softver teže kompletnijoj funkcionalnosti u okviru svakog modula. Na kraju ovog serijala, pokušaću da napravim listu osnovnih modula i funkcionalnosti koju bi, po mom mišljenju, kvalitetan poslovni softver trebalo da poseduje.

Problem: Poslovni softver teško prati promene u poslovanju. Tržište se menja i svaka firma se neophodno prilagođava uslovima tržišta. Promene u načinu poslovanju su neophodne da bi se opstalo na tržištu. Promene mogu nastati u organizacionoj strukturi, poslovnom modelu i sl. Krut poslovni softver ne može se lako menjati tako da prati korak sa ovim promena u poslovanju.

Rešenje: Fleksibilan softver. Tehnologija aktuelnog poslovnog softvera trebalo bi da nudi veću fleksibilnost u usvajajnju promena u poslovnom modelu sa minimalnim opterećenjem na organizaciju i zaposlene. Primer ovakvog zahteva je bila promena strukture konta pri prelasku na medjunarodni računovodstveni standard (MRS). Tekođe, jednostavna reorganizacija koja uključuje premeštanje jednog odeljenja u novi sektor postaje, uz fleksibilan softver, jednostavna drag and drop operacija, pre nego komplikovana promena kontnog plana, izveštaja i istorijskih podataka. Ono što hoću da naglasim jeste prosta činjenica da o većini operacija treba da brine softver, a ne korisnik, naročito u velikim sistemima.

Problem: Dodatne aplikacije za dodatnu funkcionalnost. Mnogi korisnici moraju koristiti dodatne aplikacije da bi kompletirali svoje potrebe za finasijskom funkcionalnošću. Problem sa kojim se dosta korisnika susreće je u tome što ove dodatne aplikacije najšešće nisu nikako povezane sa osnovnim poslovnim softverom koji se koristi u firmi.

Rešenje: Veća integrisanost, više modula. Proizvođači poslovnog softver treba da prate zahteve svojih klijenata i da u skladu sa tim ponude svoje integrisano rešenje u zamenu za trenutno korišćenu dodatnu aplikaciju. Ovakva integracije povećava efikasnost smanjujući vreme za, na primer, dobijanje potrebnih izveštaja.

Problem: Nekompletna obuka za postojeći poslovni softver. Softver je implementiran pre par godina. Da li su ljudi koji su tada obučavani još uvek u firmi? Da li su ljudi koji su ostali u firmi i dalje na istom položaju? Sigurno ima i novih zaposlenih, kako su se oni obučavali?

Rešenje: Konstantno praćenje promena i usavršavanje. Obuka za korišćenje i održavanje poslovnog softvera trebalo bi da bude u stalnom fokusu firmi. Obuka je kritična na početku implementacije, ali i po završetku implementacije. Obuka mora da bude stalna. Na ovaj način se korisnicima omogućava napredno korišćenje poslovnog softvera, omogućava im se da prate novosti koje je porizvođač poslovnog softvera implementirao, kao i da osveže i nadograde svoje znanje od ranije. Definišite jasan plan obuke i postarajte se da se taj plan ostvari!