Koliko košta NEupravljanje informacionim sistemom?

Često smo računali cenu upravljanja informacionim sistemom sabirajući račune koje dobijamo od svojih IT dobavljača: hardver, softver, usluge… podelimo zbir sa 12 i dobijemo prosečnu mesečnu svotu upravljanja/održavanja informacionog sistema. Ali, koliko će nas koštati ako „uštedimo“ taj novac?

Troškovi neupravljanja nisu u prvi mah očigledni. Informacioni sistem kompanije sastoji se od šest ključnih komponenti: hardver, softver, baze podataka, mreža, procedure i ljudi. Neke od ovih komponenti ne zahtevaju održavanje ili upravljanje, već se zamene kada dođu do kraja svog životnog veka. Nekim drugim treba održavanje (npr. poslovni softver). Ipak, sve zajedno čine celinu kojom treba upravljati i koju treba održavati. Informacioni sistem kao strateški deo svakog preduzeća često bude zanemaren u procesu upravljanja jer deluje da radi bez potrebe za posebnim angažovanjem. Problem nastaje onda kada pojedini delovi celine počnu da otkazuju, a računi za hitno održavanje ubrzano porastu.

Do smene generacija u IT industriji dolazi svakih tri do pet godina. Ako kompanija pravilno upravlja svojim informacionim sistemom, on može dostići svoj maksimalni životni vek. Osvrnućemo se na tri ključne komponente upravljanja, odnosno neupravljanja informacionim sistemom koje generišu skrivene troškove poslovanja: rizici koji vode do nepotrebnog trošenja vremena i do ozbiljnog pada produktivnosti. Ove tri komponente vode nas do računice troškova neupravljanja informacionim sistemom.

Standardna analiza rizika ima dve komponente: verovatnoću da će se neki događaj desiti i posledice tog događaja. Kod informacionih sistema trebalo bi dodati i vremensku komponentu, odnosno verovatnoću da će se neželjeni događaj desiti upravo u trenutku kada će imati najveće posledice na produktivnost kompanije. Evo i primera: kada treba poslati važan e‑mail, ne radi Internet veza ili e‑mail server. U jeku izrade završnog računa kompanije otkaže hard‑disk na serveru, a backup nije ispravan jer nije redovno proveravana njegova ispravnost. U štampaču nestane tonera ili papira baš kada treba odštampati važan ugovor. Poslovni softver ne radi baš kada treba pripremiti izveštaj za banku. Lokalna mreža ne radi zbog neispravnog rutera ili neke druge komponente, a IT stručnjak iz firme upravo je otišao na odmor. Prodavci umesto da prodaju, utvrđuju zašto CRM sistem ne radi i učestvuju u popravci e‑mail servera. Ovih nekoliko primera ilustruju različite vrste rizika: rizik kvarova na opremi, prekida u radu, odsustva procedura i ljudi i sl., a svi oni pokazuju rizik neupravljanja, odnosno odsustvo planiranja, nadzora i redovnog održavanja informacionog sistema.

Kad svako upravlja…

U praksi se pokazalo da tokom dužeg vremena korišćenja računara, mnogo raznoraznog softvera instaliranog usput na radne stanice počne da zagađuje računar i dovodi do usporenja, nestabilnog i nepouzdanog rada. To je naročito primetno u računarskim mrežama koje nemaju jasne procedure instaliranja softvera. Takvi programi uglavnom nemaju poslovnu funkciju i nepotrebno zauzimaju prostor na disku, radnu ili procesorsku memoriju, usporavajući svakodnevne poslove. Minut po minut, na mesečnom nivou to usporenje može da bude značajno – kada ono postane toliko da poslovna aktivnost trpi, potrebna je reinstalacija sistema, a to zahteva još dodatnog vremena IT stručnjaka. Ovde treba uračunati i vreme utrošeno (i plaćeno) na tehničku podršku raznoraznih drugih IT dobavljača prilikom utvrđivanja gde je problem usporenja.

Veliki rizik i utrošak vremena leži i u nestručnoj postavci informacionog sistema preduzeća. Najjeftiniji hardver, neoriginalni softver i loša mreža dovode do toga da se kompanija konstantno bavi IT problemima, njihovim otkrivanjem, rešavanjem i otklanjanje, ne uviđajući da saniranjem posledica ne otklanja uzrok problema.

Najčešći primer nemara u upravljanju informacionim sistemom kompanije jeste neažuran sistemski, aplikativni, antivirusni i ostali softver. Zašto su kompaniji uopšte potrebne nove verzije softvera? Pre svega zato što one, pored novih funkcija i opcija, donose ozbiljne sigurnosne zakrpe. Kako je danas sav softver manje‑više na Internetu, te samim tim izložen neovlašćenom pristupu, veoma je važno imati najnovije zakrpe koje će štititi informacioni sistem, a pre svega kompanijske podatke od napada. U poslednje vreme sve su češći slučajevi aktiviranja tzv. ransomware programa, koji zaključaju vaše podatke i traže određenu sumu novca da bi vam dali ključ za dešifrovanje. Ovakvi programi, za razliku od virusa i malware‑a koji napadaju operativni sistem i aplikativni softver, napadaju sve fajlove pa samim tim i eventualne baze podataka poslovnih programa koji su ranije bili pošteđeni ovakvih napasti. Nimalo naivno…

Upravljanje je konstantno odlučivanje

Još jedan opšti problem procesa upravljanja i veliki „potrošač“ vremena i energije jeste neophodnost konstantnog donošenja malih odluka. Ovo je obiman posao koji zahteva stručno znanje i iskustvo. Zbog percepcije IT‑ja kao sekundarne poslovne aktivnosti ovaj deo procesa se, naročito u manjim kompanijama, ostavlja uvek za kraj, što često znači da se nikad i ne stigne do razmišljanja na tu temu, što dovodi do problema. Deo ovog procesa odlučivanja posebno je vidljiv u odnosu sa IT dobavljačima kada je potrebno prikupiti, analizirati i razmotriti različite ponude za različite elemente informacionog sistema. Ako u kompaniji nema znanja i iskustva za donošenje adekvatnih i relevantnih odluka u vezi sa informacionim sistemom, preporuka je da kompanija angažuje spoljne saradnike kao pomoć u ovom veoma važnom procesu.

Hajde da pogledamo neke od činilaca na koje treba obratiti pažnju kada govorimo o upravljanju informacionim sistemom. Nećemo se baviti troškovima koji su prilično očigledni i vidljivi, poput nabavke novog računara, štampača i softvera; pozabavićemo se troškovima koji se ne vide, a koji čine najveću stavku u ukupnim troškovima eksploatacije informacionog sistema.

Pitanja koja će nam pomoći da identifikujemo ove skrivene troškove su: Koliko imam IT dobavljača? Koliko vlasnik ili direktor mesečno utroši vremena na pregovaranje sa IT dobavljačima? Koliko se zaposlenih „uspešno“ bavi IT podrškom i otklanjanjem IT problema, umesto da radi svoj primarni posao? Koliko često se u kompaniji dešavaju prekidi u radu bilo koje vrste? (Ne radi mreža? Ne radi Internet? Ne radi server? Ne radi e‑mail? Ne radi ERP?)

Prosečna kompanija u Srbiji

Gledajući oko 94.000 privrednih društava u Srbiji koja su predali završne račune za 2013. godinu, ukupan ostvaren prihod tih društava kao i ukupan broj zaposlenih, možemo grubo izračunati da prosečno privredno društvo u Srbiji ima oko 10 zaposlenih i ostvaruje godišnji prihod od oko 800.000 evra. Iz dosadašnjeg iskustva i razgovora sa više od 3000 kompanija s kojima sam sarađivao u proteklih 10 i više godina, mogu pretpostaviti da prosečno privredno društvo u Srbiji ima pet IT dobavljača (hardver, softver, poslovni softver, Internet, mreža), da vlasnik/direktor prosečno potroši pet sati na upravljanje IT dobavljačima, da zaposleni (kojih ima 10) potroše na mesečnom nivou oko dvadesetak sati na IT aktivnosti i da je prosečan mesečni broj sati prekida u radu samo tri.

Gruba računica pokazuje da u zavisnosti od načina na koji se „upravlja“ informacionim sistemom, za pomenuto prosečno privredno društvo, samo skriveni troškovi mogu biti 15.000 evra na godišnjem nivou. Ako se informacioni sistem zapostavi pa dodatno neupravljanje rezultuje kvarovima bilo kog dela ili celine, dolazimo do svote za koju mogu da se kupe vrlo pristojna sredstva za primarno obavljanje delatnosti (npr. automobil ili kombi). Koštanje nije samo u opremi, već i u ozbiljnom gubitku produktivnosti i prihoda. Ne kažemo da bi sav taj novac ostao na računu kao višak, ali otvara prostor za preusmeravanje u primarne aktivnosti poslovanja.

Ako ovoj računici dodamo i činjenicu da zaposleni dobar deo vremena provedu na društvenim mrežama, Internetu i ostalim faktorima distrakcije, dolazimo do još većih brojki u padu produktivnosti, odnosno u ukupnim skrivenim troškovima. Ne kažemo da su Internet i društvene mreže loše za poslovanje, ali vreme provedeno u tim aktivnostima, ako nije povezano s poslovanjem kompanije, treba uračunati u trošak.

Most i ćuprija

Ovde ne govorimo o upravljanju kao nekoj operativnoj, već kao strateškoj aktivnosti koja je u direktnoj vezi s rizikom koji može nastati i ozbiljno ugroziti poslovanje. Dakle, neupravljanje informacionim sistemom košta u vremenu (angažovanje zaposlenih i menadžera) i novcu (nabavka nove opreme). Održavanje je uvek jeftinije od rešavanja katastrofe.

Informacione tehnologije, a samim tim i informacioni sistemi, odavno su prevazišle egzotiku i postali alat. Moderno poslovanje ne može se više zamisliti bez računara, mobilnog telefona, e‑mail‑a, Web sajta i raznih drugih stvari kojima treba upravljati na efikasan i optimalan način.

A besplatnog ručka nema i neće ga biti: ako ne razgraničite svoje troškove kroz vreme (mesečno redovno održavanje i upravljanje), na kraju ćete sve ipak platiti ali „u jednom cugu“ a kada (ne ako!) dođe do tog momenta, to može biti poprilična suma! Naravno, svaka kompanija pravi svoj izbor…

Izvorno objavljeno u časopisu PC Press #213, strana 70 (PC#213)