ERP na početku priče

Da li već imate poslovni softver ERP kategorije i razmišljate o njegovom unapređenju? Ili tek nameravate da implementirate ERP radi unapređenja poslovanja? Pred vama je blok koji će vam pomoći u ovom teškom zadatku, ali ujedno i ključnom koraku za digitalnu transformaciju vaše firme. Promena je u srcu nabavke ERP-a, a adekvatno upravljanje promenama od ključnog je značaja za bilo koju implementaciju poslovnog rešenja

Softverska podrška poslovanju počinje od ekonomskih poslovnih procesa, kao što su izdavanje računa, prijem računa, izdavanje robe, prijem robe i slično. U zavisnosti od tipa firme i delatnosti, poslovni softver prilagođava se specifičnim poslovnim procesima. U tom smislu, on obuhvata različite kategorije rešenja: sisteme za kompanijsko upravljanje i planiranje (ERP), sisteme za upravljanje dokumentima (DMS), sisteme za upravljanje odnosima s kupcima (CRM), sisteme podrške odlučivanju, poslovno izveštavanje (BI/DSS)… S druge strane, svaka od ovih kategorija dalje se specijalizuje za određenu delatnost, odnosno za specifičnu industrijsku granu. Ta specijalnost određuje i primarnu namenu poslovnog softvera iz ugla korisnika.

Stalne promene u poslovanju

Zašto je, gledano iz ugla korisnika, važna primarna namena poslovnog softvera? Svaki poslovni softver razvija se da bi rešio određenu grupu poslovnih problema. U veleprodajnim kompanijama nisu isti problemi kao u proizvodnim kompanijama. Različiti su poslovni procesi, ključni parametri uspešnosti, način rada, prioritet aktivnosti (brzina ili detalji) i slično. Dakle, kada proizvođač softvera kaže da je rešenje namenjeno nekoj određenoj grupi kompanija (delatnost), to znači da je uspeo da određene poslovne probleme reši na način prihvatljiv upravo za tu specifičnu grupu kompanija. Ovo je vrlo važan parametar jer, primera radi, softver optimizovan za računovodstvene agencije obično nije adekvatno rešenje za proizvodnu kompaniju. A činjenica je da nijedan softver ne može biti sve svima, tj. nema univerzalnog rešenja.

Promene su jedina konstanta, reče neko. U poslovnom svetu političke, ekonomske, sociološke, tehnološke i zakonodavne promene deo su svakodnevnog poslovanja. Zbog toga je veoma važno da, nezavisno od ERP sistema, svaka kompanija razmatra moguće scenarije događaja. Šta je najverovatnije da će se desiti u narednih tri, pet ili deset godina? Kako to utiče na kompaniju? Kako lokalne, regionalne i globalne prilike utiču na poslovanje? Koji su trendovi? Koja je verovatnoća odigravanja bilo kog razmatranog scenarija ili redosleda scenarija? Šta se može uraditi kako bi se negativni trendovi po kompaniju izbegli, a pozitivni iskoristili za rast i razvoj poslovanja?

Odgovori na ova i mnoga druga pitanja pomažu kompanijama da planiraju i adekvatno usmeravaju dostupne unutrašnje i spoljašnje resurse ili da pribave nove resurse kako bi ostvarile svoje ciljeve. Sistem za kompanijsko planiranje resursa može pomoći, tako što će prikazati istorijske podatke o poslovanju i ponuditi neku vrstu „šta-ako“ analize za budućnost.

ERP i nove tehnologije

Kada govorimo o tehnologiji i tehnološkim trendovima, primetno je da su desktop aplikacije i dalje dominantne. Cloud je nekako nadohvat ruke, ali još nije „u ruci“. Ipak, u budućnosti treba očekivati sve veću zastupljenost cloud rešenja, naročito u segmentu malih i srednjih preduzeća. Tamo gde je bezbednost poslovnih informacija ključni faktor poslovanja, desktop ili hibridna rešenja imaće i te kako štošta da kažu i u godinama pred nama.

Kako je ERP i dalje temelj za podatke, sve više se na ERP „dodaju“ vertikalna rešenja koja pokrivaju specifičnosti delatnosti ili procesa. U tom smislu, mogućnosti integracije ERP rešenja s drugim rešenjima predstavljaće ključ uspeha u budućnosti kako za korisnike, tako i za proizvođače i ponuđače. Ovo je veoma važno sa aspekta korisnika jer govori o mogućnostima da se softver prilagodi i sarađuje s nekim novim potencijalnim rešenjima koja kompanija uvede. Čest primer koji se sreće u praksi jesu integracije sa specifičnim uređajima, kao što su elektronske vage, uređaji za merenje radnog vremena i/ili softverskim rešenjima kao što su B2B, B2C portali, sistemi za upravljanje dokumentima (DMS), sistemi za upravljanje odnosima s kupcima (CRM) i slična rešenja.

Nema jedinstvenog univerzalnog rešenja. Ako se ikada i verovalo da je moguće da jedan program (bilo koje kategorije) reši sve probleme, od toga se danas definitivno odustalo. Izuzetno brz razvoj informaciono-komunikacionih tehnologija doveo je do toga da rešenja koja su projektovana bez ovih stvari na umu danas izgledaju kao dinosaurusi koji se bore za opstanak. Ne, još uvek nisu izumrli, ali ako se ne prilagode, moguće je da će ih potisnuti oni koji su imali snage i viziju da isprate ili promene svoja postojeća tehnološka rešenja. Danas je nezamislivo da softversko rešenje ne komunicira sa spoljnim svetom preko adekvatnih spoljnih servisa. Počev od servisa državne uprave, pa sve do specifičnih softverskih alata i hardvera povezanog na Internet, vaše programsko rešenje mora imati mogućnost integracije. Nijedan program nije ostrvo, te ni ERP ne može biti zatvoren sistem koji ni sa kim ne komunicira. Otvaranje će, u skladu sa aktuelnim svetskim trendovima, postati važan preduslov za budućnost usvajanja ERP rešenja.

Tehnički dug

Pored otvorenosti softvera, tehnološki posmatrano, važno je razumeti i problem potencijalne akumulacije „tehničkog duga“ koji nastaje u raznim fazama razvoja softvera i može (a ne mora) u budućnosti predstavljati izazov kako za proizvođača, tako i za korisnika. Ovo je posebno značajno za tržište kao što je naše, jer je zbog raznih ograničenja, u prethodnom periodu (čitaj: 20+ godina), dobar deo rešenja ostao u tehnološkom vakuumu i biće potrebna znatna ulaganja kako bi se uhvatio korak s novim tehnologijama.

Ključno je da softver radi, ali ovaj „tehnički dug“ predstavlja faktor rizika koji treba uzeti u razmatranje prilikom izbora rešenja. Zbog akumulacije ovog „tehničkog duga“ u praksi se dešava da pojedini proizvođači bivaju prinuđeni da na svakih nekoliko godina razvijaju softver od početka. Zbog toga neke promene generacija naizgled istog softvera, iz ugla korisnika podrazumevaju praktično isto iskustvo kao da kupuju nov softver. Promena generacije softvera predstavlja rizik i za proizvođača jer praktično iznova mora proći ceo proces odabira tehnologije, razvojnih alata, platformi i mnogo čega drugog.

„Tehnički dug“, ukoliko se njime ne upravlja adekvatno, može biti toliki da je za proizvođača nekada isplativije da „izađe iz cele priče“ (na bilo koji način), nego da pokuša da ga sanira. Ovo može biti, između ostalog, motivator za proizvođače da uđu u partnerstva s nekim drugim kompanijama i umesto svog nude i partnerska rešenja.

Kupio sam ERP, kupio sam pušku…

Često se čuje kako ERP pomaže upravljanju, a još češće se čuje kako upravo u tom delu ima dosta problema. U fazi razvoja domaćeg tržišta, kao i svake kompanije ponaosob, verovatno ima istine i u jednom i u drugom. ERP pomaže upravljanju u kompanijama koje već znaju šta hoće i koje su dobro organizovane. Njima ERP pomaže da svoje ustanovljene poslovne procese ubrzaju i automatizuju.

Kompanijama koje nemaju dobru organizaciju niti ustanovljene poslovne procese, ERP teško da može da pomogne pri ubrzanju i automatizaciji. Možda i može, ali ne na način na koji bi se to moglo očekivati. Ako automatizujete loše stvari, dobićete samo još loših stvari, samo brže. Ovakvim kompanijama ERP i praksa implementatora i konsultanata može pomoći da uspostave poslovne procese da usvoje tzv. know-how i da pređu u fazu organizovanog poslovanja. Da ne ulazimo previše u detalje, ovo često u praksi znači mnogo stvari, a veoma mali broj zapravo ima suštinske veze sa ERP-om. Na primer, kompanije moraju da odluče (a to je baš teško) da definišu i opišu svoje poslovne procese, da se dogovore o načinu na koji će u budućnosti raditi, da se usaglase i prihvate da nema više improvizacija na licu mesta i kako nam se nameće. I, što je najvažnije, da se pridržavaju tih dogovorenih procedura. Sistem za upravljanje kvalitetom ISO 9001:2015 mnogo pomaže, ali ne ako je samo mrtvo slovo na papiru, a to se u praksi dešava često.

Treća grupa je negde između i ona najviše može imati koristi od unapređenja sistema. Unapređenje znači da sistem postoji, jer logično je da ne možete unapređivati nešto što ne postoji. I to je u redu. Dakle, treća grupa ima donekle uređen sistem, ali se muči s postojećim rešenjem koje ne zadovoljava sve potrebe za podacima i informacijama. U tim kompanijama efekti uvođenja ERP-a mogu biti vidljivi relativno brzo.

Za prvu grupu, dobro organizovanu, ERP može predstavljati ono što čitamo na Internetu: zamajac, integrator pametnih sistema povezanih na Internet, zbirku podataka koji analizom daju uvid u buduće konkurentne prednosti i preko potreban vetar u leđa za ostvarivanje poslovnih ciljeva.

Za drugu grupu, loše ili nikako organizovanu, ERP ne služi ničemu, osim ako (i to je veliko AKO) ne promene način na koji rade, ostvaruju prihode. Tačnije, dok ne promene mentalni stav i odluče da počnu organizovano da posluju i da se tih procedura pridržavaju, bolje im je da odaberu dobar računovodstveni softver.

Za treću grupu, ERP je idealan i to su kompanije kojima malo fali do uspostavljanja celovitog sistema poslovanja, uz poneki izuzetak koji, naravno, uvek postoji. Ipak oprez, ako ima previše izuzetaka od nekog pravila, onda se lako može „skliznuti“ nazad u drugu grupu.

Dakle, ERP pomaže upravljanju, ali samo ako ga koriste oni koji upravljaju, a nažalost, takvih nije mnogo. Kako podstaći menadžere, direktore i vlasnike da bolje koriste ERP i šta ERP može ili bi mogao da ponudi u tom svetlu, i dalje je pitanje na koje nije dat odgovor.

Budimo realni,tražimo nemoguće

Korisnici (a pre toga i potencijalni korisnici) poslovnih rešenja svoja očekivanja postavljaju u skladu s raspoloživim informacijama o mogućnostima tih i takvih rešenja. Ako su dostupne informacije našminkane ili ulepšane, prirodno je da korisnici očekuju čuda. Ali čuda u ovoj oblasti nema.

Izbor i implementacija ERP rešenja su ozbiljan posao. Poslovna realnost zahteva ozbiljno uključivanje svih nivoa organizacije u implementaciju. Ako kompanija nije spremna da se na adekvatan način interno uhvati u koštac sa implementacijom, zajedno sa ERP konsultantima, rezultati će izostati.

ERP nije za svakoga – i ne treba da bude. Za neke firme sasvim je u redu i dobar računovodstveni program. Koliko smo sami sposobni da procenim šta je dobro za nas, ali stvarno, a ne ono što mislimo da jesmo, ključno je pitanje!

Izvorno objavljeno u PC Press #265