7 koraka do poslovnog softvera

Relevantna metodologija izbora poslovnog softvera ključna je za uspešnost projekta. Bilo da tražite ERP softver, softver za kadrove i plate (HR), CRM ili bilo koju drugu vrstu, obratite pažnju i pokušajte da sledite ovih sedam etapa. Svaki korak ima jasno definisan cilj, koji predstavlja preduslov za sledeći korak. Zato je važno ići redom…

1. Procena postojećeg poslovnog softvera – Da li je vreme za promene?

Ključno pitanje u ovom koraku jeste: Zašto menjam poslovni softver? Odgovor treba da predstavi motive i pokretače promene. Ako motivi i razlozi nisu dovoljno jasni, nedvosmisleni i svrsishodni, nastavak nema mnogo smisla. Pre svega, razmislite da li je vreme za promene? Zašto menjate postojeći softver? Da li je to zbog visoke cene održavanja ili zbog nemogućnosti dobijanja adekvatnih izveštaja? Jesu li svi poslovni procesi pokriveni postojećim softverom?

Zatim razmislite šta želite da postignete promenom. Uštedu vremena? Smanjenje troškova (dugoročno ili kratkoročno)? Automatizaciju procesa? Efikasniji rad? Da li su to poslovni (trebalo bi da budu) ili tehnički razlozi (mogu da budu)? Zatim razmislite koje procese želite da pokrijete. Veoma je važno da imate realna očekivanja u vezi s početkom rada. Postavite visoke standarde, ali imajte realna očekivanja. Softver je pre svega dugoročna strategija.

Kompanije u proseku menjaju poslovni softver svakih 10 (i više) godina. Da li ste spremni za promene? Pažljivo razmotrite da li postoji organizaciona spremnost za promene: ljudi, finansije, tehnologija, strategija… Tehnologija je alat koji vam pomaže da dobijete na efikasnosti i olakšava neke poslovne procese. Kako poslovni softver tesno integriše tehnologiju i poslovanje, neophodno je da svi nivoi kompanije budu uključeni (svako prema potrebama) u taj proces.

2. Planiranje i budžetiranje

Logičan sledeći korak jeste da napravite plan i odredite budžet. Ali kako planirati i šta sve može i treba da se planira? Ključne su dve komponente: vreme i novac. Vreme potrebno za izbor i vreme za implementaciju. U ovoj fazi projekta verovatno nećete znati tačno koliko će implementacija trajati, jer to umnogome zavisi od softvera koji izaberete, ali bar možete postaviti okvirnu procenu što je bolje nego ništa.

Druga komponenta jeste novac. Budžetiranje predstavlja finansijsku komponentu plana za softver. Pravljenje budžeta za poslovni softver verovatno je jedan od najtežih zadataka jer na početku ne znate koliki će biti konačni troškovi. Važno je razlikovati tri inicijalna tipa troška: softverske licence, održavanje softvera i usluge implementacije. Različitih cenovnih modela za licence ima skoro isto onoliko koliko i proizvođača softvera. Slično važi i za održavanje: ovo je godišnja naknada koju plaćate softverskoj kompaniji za ažuriranja, nadogradnju i određeni nivo podrške.

Poslovni softver treba i implementirati: to znači instalirati, podesiti i prilagoditi poslovanju kompanije. To je trošak implementacije softvera i neophodan je, bez obzira na to da li se odlučite za tradicionalni desktop softver ili cloud rešenje. Standardni implementacioni projekti koštaju, u nekom srednjem cenovnom rangu, koliko i cena licenci. Za komplikovanije implementacije taj odnos može biti 1 : 2 ili 1 : 3 (troškovi licenci u odnosu na troškove implementacije). Najkompleksniji projekti mogu ići i u odnosu 1: 10.

3. Analiza zahteva i potreba

U narednom koraku treba da sastavite dokument sa zahtevima. Usredsredite se na svoje ključne zahteve i potrebe (moguće one koji kreiraju konkurentnost na tržištu) da biste brzo, ali temeljno mogli da procenite softverske kompanije i njihova rešenja.

Da biste uspešno procenili i izabrali softver, morate jasno prepoznati funkcionalnosti koje su vama potrebne i koje tražite od poslovnog softvera. Šta očekujete da softver uradi za vašu organizaciju? Dokument korisničkog zahteva jednoznačno identifikuje poslovnu namenu softvera, uključuje detaljan popis funkcionalnosti i modula i opšte i tehnološke zahteve od softvera. Da biste ovakav dokument napravili, biće potrebno da sakupite, poređate po važnosti i organizujete podatke u obliku koji će koristiti interni tim, ali koji će biti razumljiv i softverskim kompanijama kako bi i one mogle da procene da li njihov softver odgovara vašoj organizaciji. Obratite pažnju na ključne tačke, a ne na sve što vam je potrebno u inicijalnom zahtevu, jasno definišite poslovne ciljeve, funkcionalne i tehničke zahteve, kao i važne (za vas) kriterijume za izbor ponuđača poslovnog softvera (veličina, godišnji prihod, broj zaposlenih, ciljni korisnici, profil korisnika, sertifikati i partnerstva…).

Postarajte se da zahtevi budu nedvosmisleni i dosledni u nivou detalja; budite koncizni i direktni. Izbegavajte nejasne i dvosmislene zahteve, kao i iste zahteve koji se pojavljuju na više mesta, samo drugačije napisani. Koristite termine i akronime dosledno. Ako niste sigurni da će upotrebljena reč biti svima jasna, objasnite je dodatno u fusnoti. Izbegavajte upotrebu i/ili. Imajte realne zahteve u smislu funkcionalnosti koje softver može da obezbedi. Ako su zahtevi previše ekstremni, vaš jedini izbor možda je prilagođavanje nekog softvera, što može biti skupo i što vam neće preporučiti većina softverskih kompanija. I dodatno, razvijte sistem ocenjivanja tako da dokument jasno definiše koji zahtevi su važniji za krajnju odluku. Na primer, sistem ocenjivanja može biti: Obavezno, Važno ili Bilo bi lepo.

4. Istraživanje ponuđača poslovnog softvera

Vreme je da istražite ko sve nudi i kakav poslovni softver. Dakle, posle kreiranja dokumenta korisničkog zahteva spremni ste da krenete u istraživanje softverskih kompanija. Izbor softvera zapravo je proces eliminacije jer počinjete s dugačkom listom i postepeno eliminišete neadekvatne softverske kompanije dok ne dođete do kratke liste rešenja koja liče da se pokapaju s vašim potrebama. Zapamtite, ne postoji 100% savršeno rešenje za svaku kompaniju. Ključ je pronaći rešenje koje će odgovarati i koje će se poklapati s vašim najvažnijim zahtevima. Pretražite Internet, pregledajte časopise, razmislite o velikim i malim softverima. Ponekad manja rešenja nude superiorne funkcionalnosti po nižoj ceni nego veliki softveri o kojim se dosta priča.

Sprovedite temeljno istraživanje softverskih kompanija koristeći onoliko resursa koliko je moguće, uključujući nezavisne studije, članke u časopisima, Web sajtove i konsultante. Ideja je ne samo da razumete DA LI softver podržava vaše specifične zahteve već i na koji način. Uzimajući u obzir specifičnost svake organizacije, teško ćete moći na osnovu da/ne pitalica izvući bilo kakav smislen zaključak. Potrebno je da stvarno razgovarate sa softverskom kompanijom i razumete kako oni mogu da podrže vaše poslovne potrebe.

U ovom koraku još ne donosite odluku, već samo pokušavate da dođete do kratke liste s najviše tri softverske kompanije. Dobićete više informacija kada budete pogledali prezentacije i uradite finalnu analizu softverske kompanije. Cela ideja izbora softvera jeste u tome da provodite sve više vremena sa sve manje softverskih kompanija dok ne dođete do tačke kada možete provesti najviše vremena sa izabranom softverskom kompanijom da biste proverili i potvrdili konačnu odluku.

5. Demonstracija softvera

Kada sastavite kratku listu softverskih kompanija i rešenja, pozovite ih na prezentaciju. Postarajte se da ispratite strukturiran demo‑scenario (unapred pripremljen) kako biste tokom prezentacije održavali fokus na svojim ključnim zahtevima i specifičnostima i da biste na kraju mogli da ih uporedite na ujednačen način. To znači da ćete tražiti od softverske kompanije da vam pokažu kako rešavaju određene specifične zahteve, a ne samo standardne prednosti njihovog softvera koje inače pokazuju na prezentacijama.

Najvažnije je napraviti kvalitetan demo‑scenario. Da biste to uradili, trebalo bi da analizirate zahteve i pretvorite ih u scenario. Takođe, trebalo bi da uključite više detalja i procesa kako bi stvarno moglo da se vidi kako bi softver rešavao određene zahteve. Postarajte se da na vreme dostavite demo‑scenario softverskoj kompaniji kako bi imali vremena da se adekvatno pripreme za prezentaciju. U većini slučajeva posle prezentacija moći ćete da se fokusirate samo na jednu kompaniju.

6. Pregovaranje o ugovoru za softver

Većinu ugovora za poslovni softver napisale su softverske kompanije (logično, zar ne?). Postarajte se da pregovarate o ugovoru i da dogovorite uslove koji su fer i pošteni i koji štite i vaš interes i štede novac. Zbog toga morate biti vrlo pažljivi kada pregovarate o ključnim uslovima i klauzulama koje će zaštiti vaše interese u poslu. Kako je već pomenuto u delu o budžetu, postoje tri glavna ugovora koja ćete najverovatnije potpisivati sa softverskom kompanijom ili implementacionim partnerom. Ovi ugovori su: 1) Ugovor o softverskim licencama, 2) Ugovor o nadogradnji softvera (nove verzije) i 3) Ugovor o implementaciji. Ako se odlučite za cloud rešenje ili Softver kao uslugu (SaaS), pregovaraćete o SLA ugovoru, odnosno ugovoru o nivou usluga.

Postarajte se da sve termine definišete unapred. Obratite pažnju kako su definisani termini „korisnik“, „instalacija“, „početak rada“ i ostali važni termini. Pregovori oko ugovora za softver jedna su od oblasti u kojoj i te kako pomaže da angažujete konsultanta. Postoji velik broj standardnih klauzula i stavki u ugovorima koje mogu biti predmet pregovora i u kojima vam konsultant može pomoći: popusti, ključne klauzule, uslovi… Takođe, biće dosta tehničkih i stručnih izraza gde vam konsultant takođe može pomoći da ih bolje razumete.

7. Odluka

Kada suzite listu na jedno ili dva rešenja ili kompanije, vreme je za finalnu analizu/procenu i potvrdu konačne odluke. Prilikom donošenja odluke obratite pažnju na neke od ključnih faktora. Funkcionalnost softvera jeste najvažniji kriterijum koji morate analizirati kada razmatrate opcije. Tehnologija poslovnog softvera mora se podudarati s vašom situacijom (i budućim usmerenjem) i ekspertizom vašeg internog IT‑ja. Zapamtite da treba razmišljati i o budućim tehnološkim trendovima (podsetnik: softver mora trajati najmanje 10 godina da bi se u potpunosti isplatio – mada to uvek zavisi i od količine uloženog novca, vremena i truda).

Ne kupujete samo poslovni softver. Kupujete, zapravo, dugoročno partnerstvo sa softverskom kompanijom koju izaberete i koja će ubuduće podržavati i unapređivati softver dodajući nove opcije, funkcionalnosti i module radi stvaranja dodatne vrednosti za svoje korisnike. Izbor adekvatnog implementacionog partnera podjednako je važan kao i izbor softvera s pravim funkcionalnostima. Oni će biti vaši partneri i „saborci“ u procesu implementacije softvera. Čak i ako se pokaže da je softver pravi za vas, možete ga slobodno eliminisati ukoliko ne pronađete adekvatnog implementacionog partnera (toliko je važno!). Razmotrite ukupne troškove instalacije, korišćenja i održavanja softvera, a ne samo veliki popust koji vam se eventualno nudi na cenu licenci.

Prilikom donošenja odluke možete se, pored prezentacije/demonstracije, osloniti i na: posete/pozivima referentnim korisnicima; posetu softverskoj kompaniji; dodatnim pojašnjenjima u vezi sa analizom strategije softverske kompanije i bilo kojim drugim kriterijumima koji mogu biti relevantni za svaku pojedinačnu kompaniju. Pošto ste sakupili i sumirali informacije koje su vam potrebne za odluku, ponovo okupite projektni tim, pregledajte ponovo sve materijale, diskutujte o prednostima i manama i donesite odluku. Navedite ključne oblasti i rangirajte dobavljače po njima.

Softver kao usluga, SaaS

U poslednje vreme cloud rešenja sve su popularnija. Prednosti ovog modela jesu u tome što su inicijalni troškovi znatno niži, a zatim ne morate instalirati softver na svoj server i ažurirati i nadograđivati sami, već to radi softverska kompanija. Na taj način i troškovi hardvera i IT troškovi potencijalno su niži. Ali, ponekad troškovi najma mogu znatno da prerastu troškove implementacije tradicionalnog modela gde je softver instaliran na serverima organizacije. Glavna stvar koju treba da zapamtite jeste da implementacija cloud rešenja podrazumeva da izmeštate jedan deo održavanja sistema softverskoj kompaniji i da sigurno ima troškova u vezi sa tim. Da li je cloud ili tradicionalno rešenje bolje, zavisi od vaše trenutne situacije.

Izvorno objavljeno u časopisu PCPress #221