NetDokumenti – Kancelarija XXI veka

NetDokumenti predstavljaju softversko rešenje koje se može definisati na više načina:

1. DMS (Document Managament System) – sistem za upravljanje dokumentima.
2. Sistem za prelazak na elektronsko poslovanje – jer implementacijom ovog softverskog rešenja potreba za protokom klasične, papirne, dokumentacije biva svedena na minimum.
3. Elektronska arhiva – svi vaši dokumenti se nalaze na jednom mestu i dostupni su vam uvek, bez obzira gde se nalazite i na koji način im pristupate….

I svaka od ovih definicija je tačna. Kako ćete ih vi zvati zavisi od konkretnih razloga i potreba zbog kojih ih vi koristite i zbog kojih su vam potrebni.

U savremenom poslovnom svetu, apsurdno je, ali istinito, novac nije najbitniji. Novac ne dolazi sam po sebi, on je uvek rezultat ili posledica nečega što vi uradite. Najbitnije su informacije. Prava informacija, koju dobijete u pravo vreme, nezavisno od toga da li se nalazite u kancelariji, na poslovnom putu, na vikendu ili odmoru ima neprocenjiv značaj. Zašto? Odgovor je krajnje jednostavan – jer je ta i takva informacija preduslov da dođete u priliku da zaradite novac.

Jedan od benefita koji nastaju primenom NetDokumenata, o kojem ću sada govoriti, je to što vam ovo softversko rešenje omogućava PRISTUP VAŠOJ KANCELARIJI SA BILO KOG MESTA .

Zamislite situaciju… vi ste na odmoru na Havajima. Konačno ste dobili par dana samo za sebe, koje ste planirali da iskoristite da se isključite iz svakodnevnih obaveza i da napunite baterije za poslovne izazove koji vas očekuju. A, onda… Iz vedra neba stiže poziv da je vaše prisustvo, odmah, neophodno u firmi – jer je neophodno da odobrite nešto i da to odmah uradite… Sledi veliko razočaranje, bes i… ipak, pakovanje kofera. Dok ste na putu ka svojoj kancelariji, razmišljate da li mora baš tako i zašto to ne možete da uradite na neki jednostavniji način, bez prekidanja odmora.

Ovaj opis predstavlja svakodnevnicu ljudi koji se, na najrazličitije načine, bave menadžerskim pozivom. Problemi se nalaze na svakom koraku i uvek se desi nešto što zahteva vašu pažnju i prisustvo.

U razmišljanjima čoveka koji mora da prekine odmor i vrati se u kancelariju se sve vrti oko pitanja zašto u XXI veku ne postoji neki jednostavniji način da ispuni svoje obaveze i izbegne situaciju da ponese epitet uskog grla poslovnog procesa, a da, istovremeno, ne prekida odmor. Ipak, rešenje postoji. I to rešenje je softverski paket NetDokumenti. Net Dokumenti su SaaS (Software as a Services), što znači da predstavlja softver koji se nalazi online na serveru firme E-75 IT Services i kojem se pristupa pomoću bilo kojeg WEB čitača koji posedujete (Internet Explorer, Firefox Mozilla, Google Chrome, Apple Safari, Opera…). To znači da sve što vam je potrebno predstavlja računar, sa pristupom internetu – uključite ga, idite na internet i vaš najveći problem ćete moći da rešite u samo nekoliko klikova.

Ipak, može se desiti da niste poneli računar na odmor. Ili jeste, ali je baterija veoma slaba, pa ste ponovo vezani za hotelsku sobu i izvor napajanja električnom energijom… Sa NetDokumentima možete da prevaziđete i takvu situaciju. Dovoljno je da imate nekakav poslovni telefon (na Android, Symbian ili Windows Mobile platformi, iPhone, BlackBerry…) i onda sve probleme u Vašoj kancelariji, doslovno, možete da rešite sa plaže. Sa NetDokumentima ćete uvek biti u toku i nikada više nećete biti kočnica normalnom odvijanju poslovnih procesa.

Naprotiv, možete, nakon što ste automatskim e-mailom obavešteni da je završen, pročitati izveštaj koji su na NetDokumente postavili zaposleni, za samo par sekundi izvršiti pretragu kompletne dokumentacije firme (kojoj, na osnovu autorizacija i nivoa prava pristupa koji su Vam dodeljeni, imate pravo da pristupite), pronaći dokument koji Vam je potreban – i zatim ga pregledati, izmeniti, doraditi ga i dati mu svoj lični pečat, odobriti dokument i poslati ga dalje u poslovni proces ili ga, pak, vratiti na doradu. Ili ga poslati klijentu istog trenutka kada on to zahteva.

Sa NetDokumentima za vas više ne postoje fizička ograničenja i barijere. Sa NetDokumentima ste uvek u toku, jer ste, recimo putem e-maila ili RSS-a, trenutno obavešteni o izmenama nad dokumentima i folderima i tako uvek znate šta se dešava u Vašoj kancelariji.

To koliko ste udaljeni od vaše kancelarije više, uopšte, nije bitno. U vašoj kancelariji ste prisutni čak i kada fizički niste u njoj. Ako i kada to želite.

Dakle, više nije potrebno da sedite u kancelariji da biste mogli da kontrolišete rad zaposlenih i odvijanje poslovnog procesa. Sa NetDokumentima sa bilo koje tačke na planeti možete da otkrijete gde je usko grlo u poslovnom procesu i da ga u ekspresnom roku otklonite.

Zato, dobrodošli u budućnost. Dobrodošli u svet NetDokumenata!

Uskoro ćete saznati o sledećem: kontrola verzija dokumenata, mogućnosti uvoza i izvoza dokumenata, nivo smanjenja troškova i povećanja produktivnosti, digitalni potpis, inspekcije i elektronsko poslovanje, zakon, papirni i elektronski dokumenti, NetDokumenti i ISO standardizacija…

Predrag V. Matić