6a. korak – Kako da dobijete informacije koje su vam potrebne za finalnu odluku?

Pre nego donesete finalnu odluku proverite da li ste odradili “domaći zadatak” i prešli bar minimalne tačke koje su neophodne za finalnu odluku. Mnoge tačke su već pomenute u prethodnim tekstovima, a ovde samo pravimo brzu rekapitulaciju pre nego što donesete finalnu odluku.

Tačka #1 – Detaljne prezentacije

Detaljnije prezentacije služe da bolje pogledate (detaljnije) funkcionalnosti i mogućnosti određenih modula i funkcionalnosti softvera. Inicijalna opšta prezentacija bi trebalo da pokaže mogućnosti softvera. Međutim, za određene (za vas važnije) oblasti biće potrebno da „dublje“ uđete u problematiku softvera, dakle da pogledate ne samo da li neka funkcionalnost postoji već i na koji način detaljno funkcioniše. Primera radi, ako vam je brzina rada važna, onda nije bitno samo da li neka funkcionalnost postoji već i koliko je laka, brza i jednostavna za upotrebu.

Tačka #2 – Posete/pozivi referentnim korisnicima

Ako ste u mogućnosti (a trebalo bi da budete) razgovarajte sa najmanje 3 slične organizacije koje su već implementirale softver o kom razmišljate. Još je bolje da zaista i posetite takvu organizaciju i na licu mesta vidite kako rade, koji su problemi i izazovi sa kojim su se sretali i kako su rešavani od strane softverske kompanije. Iznenadićete se koliko ove posete donesu informacija. Ovo je jedna od najvažnijih tačaka u celom procesu. Lista referentnih korisnika je bitna, ali može se ispostaviti da kompanije slične vašoj koje su na referenentnoj listi softver koriste samo u nekim delovima i to onim koji vama možda nisu bitne, te u tom smislu za vas to možda nije relevantno.

Tačka #3 – Poseta softverskoj kompaniji

Poseta softverskoj kompaniji je odličan način da upoznate kompaniju, procenite njihov razvoj i podršku i steknete opšti utisak o aktivnosti i kulturi njihove organizacije. Imajte na umu da će raspoloženost softverske kompanije da vam omogući posetu zavisiti od veličine njihove i vaše organizacije i interesu da vas dobiju za korisnika. Ako se softver prodaje preko partnerske mreže, možda će biti interesantnije da posetite implementacionog partnera. Ako ova mogućnost postoji, svakako je iskoristite.

Tačka #4 – Dodatna analiza (ako je potrebna)

Ako niste sigurni do kraja da li je softver koji vam se dopao pravi izbor, napravite dodatnu analizu. Ovo znači da na osnovu dokumenta korisničkog zahteva napravite dodatna pitanja, tražite pojašnjenja, dodatne diskusije i slično. Takođe, često se zaboravi, a važno je na koji način će izabrani softver uticati na ostale programe koji koristite u vašoj firmi. Često se ovaj korak zaboravi i onda se u toku implementacije ispostavi da je potrebno promeniti još mnogo stvari koje mogu biti skupe (ali i ne moraju), a nisu predviđene ili nisu uzete u razmatranje pri pripremi inicijalnog budžeta.

Tačka #5 – Analiza detaljnije ponude

Posle prezentacija, softverska kompanija će imate neku ideju o tome šta vam treba i pripremiće detaljniju ponudu koja je mnogo preciznija nego originalna procena koju ste možda već dobili. Ovu ponudu treba pregledati, analizirati i diskutovati. Posebnu pažnju treba obratiti na iskustvo implementacionog tima koji će biti određen za projekat.

Tačka #6 – Pametno odlučivanje

Pošto ste sakupili i sumirali informacije koje su vam potrebne za odluku, ponovo okupite projektni tim, pregledajte ponovo sve materijale, diskutujte o prednostima i manama i donesite odluku. Navedite ključne oblasti i rangirajte ponuđače po njima. Ovo je sjajan način da i u okviru svog tima postignete saglasnost u timu oko toga šta je važno i na šta treba posebno obratiti pažnju prilikom finalne odluke. Sve ove ključne stavke koje su vama bitne na kraju treba uneti u finalni ugovor o implementaciji (ili neki sličan) kako biste bili sigurni da rečeno bude i napisano i, naravno, isporučeno.