1. korak – Procena postojećeg poslovnog softvera – Da li je vreme za promene?

Često se o promeni softvera razmišlja impulsivno. Ljudi nešto ne mogu da urade u softveru ili se naljute na podršku ili …. mogu da smislim bar još 10 razloga bez previše truda, a siguran sam da možete i vi. I onda kreće priča o promeni softvera. Pre bilo koje aktivnosti jako je važno da o promeni razmišljate hladne glave: racionalno i kritički.

Dakle, pre svega razmislite da li je vreme za promene. Veoma je važno da je neophodnost promene prepoznata i da postoji rešenost za promenu.

Evo nekoliko pitanja za razmatranje koji bi vam mogla pomoći prilikom razmišljanja o promeni postojećeg softvera.

Pitanje #1 – Zašto menjam postojeći softver?

Počnite od početka i stvarno razmislite i analizirajte zašto biste menjali postojeći softver? Koji su to ključni razlozi za promenu? Da li je to zbog visoke cene održavanja i podrške ili zbog nemogućnosti dobijanja adekvatnih izveštaja? Da li postojeći softver koristi vašem poslovanju ili vi „služite“ softveru (komplikovan rad, vi se konstantno prilagođavate softveru i sl.)? Da li su svi poslovni procesi pokriveni postojećim softverom? Da li softver raste sa vama, odnosno da li imate mogućnost da proširujete postojeći softver novim funkcionalnostima koji prate strateško usmerenje vaše kompanije (koje god ono bilo)? Ovo su samo neka od pitanja o kojima treba razmisliti na početku, a svakako nisu jedina.

Pitanje #2 – Šta želim da postignem promenom?

Kada utvrdite zašto biste menjali postojeći softver, vrlo je važno da dodatno utvrdite šta želite postići promenom? Ušteda vremena? Smanjenje troškova (dugoročno ili kratkoročno)? Automatizacija procesa? Efikasniji rad? Da li su to poslovni (trebalo bi da budu) ili tehnički razlozi (mogu da budu)? Samo jasno utvrđeni razlozi će vam u ovom procesu pomoći. Svi ostali razlozi samo odmažu.

Pitanje #3 – Koje procese želim da pokrijem?

Jednostavno, što je detaljniji spisak procesa, bolji je korisnički zahtev, odnosno lakša je potraga za novim softverom. Nemojte se iznenaditi ako se ispostavi da neke od tih stvari već imate u postojećem softveru koji prosto ne koristite na adekvatnom nivou. Ovo je dosta česta situacija na koju nailazim u praksi, na žalost.

Pitanje #4 – Kada očekujem početak rada?

Postavite visoke standarde, ali imajte realna očekivanja. Ništa se ne dešava preko noći. Poslovni softver je dugoročna strategija. Kompanije u proseku menjaju poslovni softver svakih 10 (i više) godina. Brzina ne bi trebalo da igra bilo kakvu ulogu prilikom izbora. Softver se ne kupuje danas za sutra (ono u decembru kupujete, da biste počeli 1. januara… neće moći, a bilo bi super). Poređenje sa kupovinom nekretnina potpuno je adekvatno. Ne kupujete stan ili kuću odmah, prosto zato što ste danas odlučili da vam treba više prostora. Preporuka je svakako da pažljivo birate jer svaka naknadna promena može biti mnogo skuplja i na kratke i na duge staze. „Preseljenje“ (ili migracija) podataka iz jednog u drugi softver nije trivijalna operacija.

Pitanje #5 – Da li smo spremni na promene?

Iako često postoji dosta razloga za promenu postojećeg softvera, pravo je pitanje da li uvek ima i volje,  spremnosti i snage za takvu značajnu promenu. Pažljivo razmotrite da li postoji organizaciona spremnost na promene: ljudi, finansije, tehnologija, strategija,… Da li raspolažete svim potrebnim rasursima za ostvarenje poduhvata “promene poslovnog softvera”.

Pitanje #6 – Tehnička ili poslovna stvar?

Poslovni softver jeste tehnologija, ali ono što je važno jeste da je to pre svega poslovna stvar. Mapiranje poslovnih procesa na softver jeste ono što spaja poslovanje i tehnologiju. Kao što i sam izraz poslovni softver sugeriše u pitanju su dve neraskidivo povezane stvari i neophodno je da svi nivoi budu uključeni u ovaj proces. Poslovne probleme ne možete rešiti tehnologijom. Tehnologija je alat koji vam pomaže da dobijete na efikasnosti i olakšava neke poslovne procese.

Pitanje #7 – Da li su svi uključeni u implementaciju?

Kako poslovni softver tesno integriše tehnologiju i poslovanje, neophodne je da svi nivou kompanije budu uključeni (svako prema potrebama) u ovaj proces. Kako softver predstavlja integrišući element podataka kompanije, svako mora da učestvuje da bi mogao kasnije u toku rada da iz softvera „crpi“ neophodne podatke i izveštaje, ili da efikasno obavlja unos tih podataka. Lak i jednostavan unos podataka (operativa) ne znači ništa ako uprava ne može dobiti adekvatne izveštaje na osnovu tih i takvih podataka. Važi i obrnuto, mogućnost „lepih i šarenih“ izveštaja ostaje samo mogućnost, dokle god je način unosa i obrade podatka potrebnih za izveštaje komplikovan i neadekvatan.

Toliko za prvi korak. Idemo dalje, sledeće nedelje!